АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 02 июня 2004 года N 30-пр
О ДЕПАРТАМЕНТЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ
{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:
Приказ администрации губернатора Иркутской области от 09.06.2006 г. N 380-пр;
УТРАТИЛ СИЛУ:
Приказ администрации губернатора Иркутской области от 20.10.2006 г. N 675-пр}
В соответствии с постановлениями администрации области от 25.03.2004 N 1-па "Об администрации губернатора области", от 28.05.2004 N 8-па "О Положении об администрации губернатора области", руководствуясь статьей 38(1) Устава Иркутской области:
1. Переименовать департамент документационного обеспечения аппарата губернатора области в департамент документационного обеспечения администрации губернатора области.
2. Утвердить прилагаемое Положение о департаменте документационного обеспечения администрации губернатора области.
{п.3 утратил силу приказом администрации губернатора Иркутской области от 09.06.2006 г. N 380-пр}
{п.4 утратил силу приказом администрации губернатора Иркутской области от 09.06.2006 г. N 380-пр}
Руководитель администрации губернатора области
А.Г. Веледеев
УТВЕРЖДЕНО
приказом администрации
губернатора
от 2 июня 2004 г. N 30-пр
ПОЛОЖЕНИЕ о департаменте документационного обеспечения администрации губернатора области
I. Общие положения
1.1. Департамент документационного обеспечения администрации губернатора (далее - департамент) является подразделением администрации губернатора области.
1.2. Департамент находится в непосредственном подчинении заместителя руководителя администрации губернатора области - помощника губернатора. Структура, штатная численность департамента и положение о нем утверждаются в установленном порядке.
1.3. Департамент образован с целью документационного обеспечения управления, организации единой системы документооборота и контроля за своевременным и качественным исполнением документов, анализа объема документооборота и состояния исполнительской дисциплины в администрации области и выработки предложений по совершенствованию действующей системы работы с документами.
1.4. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Иркутской области, Уставом Иркутской области, правовыми актами губернатора и администрации области, Инструкцией по делопроизводству в администрации области, настоящим Положением.
1.5. Департамент осуществляет свою деятельность во взаимодействии с Законодательным собранием области, аппаратом главного федерального инспектора в Иркутской области и Усть-Ордынском Бурятском автономном округе, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, структурными подразделениями администрации губернатора и исполнительными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями.
1.6. Образование, преобразование и упразднение департамента производится в соответствии с установленным порядком.
1.7. Департамент имеет бланк со своим наименованием и печать.
Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в департаменте имеются печати: гербовая, две круглые печати администрации области (для командировочных удостоверений, для телеграмм и пакетов), круглая печать для копий правовых актов губернатора и администрации области.
II. Основные задачи департамента
2.1. Основными задачами департамента являются:
2.1.1. Организация и обеспечение функционирования в администрации области единой системы документирования и управления документацией с использованием автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства.
2.1.2. Ежеквартальное проведение анализа объема документооборота, внесение предложений по совершенствованию методов работы с документами.
2.1.3. Организация и обеспечение функционирования в администрации области единой системы контроля по своевременному и качественному исполнению документов.
2.1.4. Ежеквартальное проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в администрации области, внесение предложений по совершенствованию системы контроля.
2.1.5. Оказание методической помощи по вопросам организации делопроизводства и контроля исполнения в администрации области.
2.1.6. Обеспечение сохранности документов, определение их ценности для организации дальнейшего хранения и использования.
2.1.7. Обеспечение контроля исполнения и анализа выполнения (по резолюции губернатора, первого заместителя главы администрации области, руководителя администрации губернатора) порученческих пунктов федеральных законов, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и решений Правительства Российской Федерации, Законов Иркутской области, а также постановлений Законодательного собрания области, правовых актов губернатора и администрации области, служебных записок и поручений губернатора области, первого заместителя главы администрации, руководителя администрации губернатора.
2.1.8. Создание электронной базы данных правовых актов губернатора и администрации области.
2.1.9. Организационно-техническое обеспечение проведения заседаний административного комитета при губернаторе области и его президиума.
III. Функции департамента
3.1. Основными функциями департамента являются:
3.1.1. Разработка инструкции по делопроизводству в администрации области и принятие мер к исполнению ее положений.
3.1.2. Обеспечение и совершенствование единой системы делопроизводства, обеспечение контроля за ее надлежащим функционированием в администрации области.
3.1.3. Обеспечение и совершенствование единой системы контроля за своевременным и качественным исполнением документов, обеспечение контроля за ее функционированием в администрации области.
3.1.4. Осуществление в установленном порядке приема, регистрации, передачи на исполнение служебной корреспонденции, поступившей в адрес губернатора, заместителей главы администрации и руководителя администрации губернатора.
3.1.5. Осуществление в установленном порядке приема, регистрации отправки служебной корреспонденции за подписью губернатора, заместителей главы администрации, руководителя администрации губернатора области.
3.1.6. Осуществление контроля за выполнением поручений в адрес субъекта федерации, содержащихся в федеральных законах, Указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, за выполнением статей Законов области, содержащих поручения в адрес администрации области, а также осуществление контроля за своевременным и качественным исполнением постановлений Законодательного собрания, правовых актов губернатора и администрации области.
3.1.7. Осуществление контроля за исполнением служебных записок, губернатора, первого заместителя главы администрации, руководителя администрации губернатора.
3.1.8. Осуществление контроля за исполнением поручений губернатора, данных на заседаниях административного комитета, его президиума; по результатам поездок по территории области, встреч с главами муниципальных образований (в адрес должностных лиц администрации области); на аппаратных совещаниях; по служебной корреспонденции.
Осуществление контроля за исполнением поручений, данных первым заместителем главы администрации, руководителем администрации губернатора.
3.1.9. Подготовка аналитической записки об объеме документооборота и состоянии исполнительской дисциплины в администрации области, внесение предложений по устранению причин и условий, способствующих ненадлежащему исполнению контролируемых документов.
3.1.10. Организационно-техническое обеспечение проведения совещаний по вопросам документационного обеспечения, контроля с помощниками заместителей главы администрации, лицами, ответственными за работу с документами.
3.1.11. Проведение проверок в целях оказания методической помощи по вопросам делопроизводства и контроля исполнения в подразделениях администрации губернатора и исполнительных органах государственной власти.
3.1.12. Формирование ежеквартальных планов работы администрации области, включающих вопросы, подлежащие рассмотрению на административном комитете при губернаторе области, перечень основных областных мероприятий, а также ежеквартальная подготовка плана заседаний президиума административного комитета при губернаторе области.
3.1.13. Подготовка повестки заседаний административного комитета при губернаторе области, обеспечение членов административного комитета и приглашенных материалами заседания, осуществление магнитной записи заседания и ее расшифровка, подготовка протокола поручений, данных губернатором (главой администрации) на проведенном заседании комитета.
3.1.14. Подготовка повестки заседания президиума административного комитета при губернаторе области, обеспечение членов президиума материалами заседания, подготовка протокола поручений, данных губернатором (главой администрации) на проведенном заседании президиума.
3.1.15. Разработка образцов бланков администрации области, администрации губернатора совместно с информационно-аналитическим комитетом администрации губернатора.
3.1.16. Редакционное оформление, подготовка на подпись постановлений и распоряжений губернатора, правовых актов администрации области.
3.1.17. Регистрация постановлений, распоряжений губернатора (главы администрации), законов области, правовых актов администрации области. Тиражирование и рассылка согласно имеющемуся списку.
3.1.18. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, копировально-множительных работ.
3.1.19. Архивирование правовых актов губернатора (главы администрации), администрации области в электронном виде.
3.1.20. Разработка сводной номенклатуры дел администрации губернатора области.
3.1.21. Формирование и хранение в течение установленного срока дел по документам всех отделов департамента.
3.1.22. Обеспечение сохранности, учета и использования документов, находящихся в ведомственном архиве администрации области.
3.1.23. Подбор и выдача служебных документов и архивных справок из текущего архива.
3.1.24. Осуществление своевременной передачи документов на государственное хранение в областной архив в соответствии с требованиями, установленными Росархивом.
3.1.24. Обеспечение учета, хранения, создания фонда законов Иркутской области, правовых актов администрации области, администрации губернатора области.
IV. Права департамента
4.1. В соответствии с возложенными задачами при осуществлении своих функций департамент имеет право:
4.1.1. В установленном порядке истребовать и получать от подразделений администрации губернатора и исполнительных органов государственной власти, областных ведомств, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления необходимые документы по вопросам, входящим в компетенцию департамента, требовать представления всех необходимых материалов к заседаниям административного комитета при губернаторе области и его президиума.
4.1.2. Возвращать исполнителям проекты документов, оформленные с нарушением требований, установленных Инструкцией по делопроизводству в администрации области, требовать их доработки. Давать указания по выполнению требований Инструкции по делопроизводству с целью устранения выявленных недостатков и нарушений в оформлении материалов и служебной корреспонденции, поступающей в адрес губернатора, руководства администрации области и администрации губернатора, которые являются обязательными для лиц, представляющих документы на подписание или согласование.
4.1.3. Вносить предложения по улучшению работы с контролируемыми документами в администрации области, готовить проекты распорядительных документов по вопросам, входящим в компетенцию департамента.
4.1.4. Вносить руководителю администрации губернатора, согласованные с заместителем руководителя администрации губернатора - помощником губернатора области, предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности областных государственных служащих, допустивших неисполнение или ненадлежащее исполнение находящихся на контроле документов.
4.1.5. Вести переписку по вопросам, относящимся к функциям департамента.
4.1.6. Разрабатывать в соответствии с настоящим Положением положения об отделах департамента, должностные инструкции работников департамента.
V. Руководство и организация работы департамента
5.1. Департамент возглавляет начальник. Назначение на должность и освобождение от должности начальника департамента, его заместителя, работников департамента осуществляется в соответствии с установленным порядком.
5.2. Начальник департамента:
- руководит деятельностью департамента и организует его работу;
- осуществляет права и обязанности, вытекающие из настоящего Положения, несет персональную ответственность за выполнение вышеуказанных задач и функций;
- устанавливает обязанности работников департамента в соответствии с настоящим Положением;
- представляет на утверждение заместителю руководителя администрации губернатора - помощнику губернатора, курирующему деятельность департамента, положения об отделах департамента, должностные инструкции заместителя начальника департамента и заведующих отделами департамента:
- утверждает должностные инструкции на остальных сотрудников департамента:
- подписывает документы, исходящие из департамента;
- организует взаимодействия с подразделениями администрации губернатора и исполнительными органами государственной власти области по вопросам, относящимся к компетенции департамента;
- вносит предложения по улучшению условий труда работников департамента, повышению их квалификации, а также их поощрению и наложению на них взысканий.
-осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством.
5.3. В отсутствие начальника департамента исполнение его обязанностей возлагается на заместителя начальника департамента.
5.4. Работники департамента несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Заместитель руководителя
администрации губернатора - помощник губернатора области
А.И. Сабуров
