МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 10 января 2017 года N 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ И РАБОТНИКОВ, ЗАМЕЩАЮЩИХ ДОЛЖНОСТИ, НЕ ЯВЛЯЮЩИЕСЯ ДОЛЖНОСТЯМИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ, В МИНИСТЕРСТВЕ ПРОСВЕЩЕНИЯ И ВОСПИТАНИЯ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(с изменениями на 25 мая 2022 года)
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными на основании
Приказа Министерства образования и науки Ульяновской области от 14.01.2020 N 1
Приказа Министерства просвещения и воспитания Ульяновской области от 15.10.2020 N 28
Приказа Министерства просвещения и воспитания Ульяновской области от 25.05.2022 N 11
____________________________________________________________________
В соответствии с Федеральными законами от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" приказываю:
1. Утвердить Положение об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, в Министерстве просвещения и воспитания Ульяновской области (Приложение).
2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр образования и науки
Ульяновской области
Р.Р.ЗАГИДУЛЛИН
Утверждено
приказом
Министерства образования и науки
Ульяновской области
от 10 января 2017 года N 2
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ И РАБОТНИКОВ, ЗАМЕЩАЮЩИХ ДОЛЖНОСТИ, НЕ ЯВЛЯЮЩИЕСЯ ДОЛЖНОСТЯМИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ, В МИНИСТЕРСТВЕ ПРОСВЕЩЕНИЯ И ВОСПИТАНИЯ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Положение об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы (далее - технические работники) в Министерстве просвещения и воспитания Ульяновской области разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".
1.2. Настоящее Положение определяет порядок работы с персональными данными обработки гражданских служащих и технических работников в Министерстве просвещения и воспитания Ульяновской области.
1.3. В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
1.4. Работа с персональными данными гражданских служащих и технических работников Министерства просвещения и воспитания Ульяновской области в части ведения воинского учета, мобилизационной работы и режима секретности осуществляется в управлении по вопросам государственной службы и кадров администрации Губернатора Ульяновской области на основании Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", постановления Правительства Российской Федерации от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете", постановления Правительства Российской Федерации от 06.02.2010 N 63 "Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне", методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации, от 11.07.2017, постановлением Правительства Ульяновской области от 16.07.2010 N 231-П "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области".
1.5. Доступ к персональным данным гражданского служащего и технического работника имеют: Министр просвещения и воспитания Ульяновской области; Заместители Министра образования и науки Ульяновской области; лица, уполномоченные на обработку персональных данных государственных гражданских служащих и работников, замещающих должности не являющиеся должностями государственной гражданской службы, и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных в Министерстве образования и науки Ульяновской области (далее - уполномоченные должностные лица).
Список уполномоченных должностных лиц утверждается распоряжением Министерства образования и науки Ульяновской области.
Руководитель структурного подразделения, которому подчиняется гражданский служащий или технический работник, уполномоченные должностные лица имеют доступ к тем персональным данным, которые необходимы им для выполнения должностных обязанностей.
2. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих и технических работников
2.1. Уполномоченные должностные лица получают все персональные данные гражданского служащего и технического работника непосредственно от самого гражданского служащего или технического работника. Если персональные данные гражданского служащего или технического работника возможно получить только у третьего лица, то гражданский служащий или технический работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено его письменное согласие. Уполномоченные должностные лица должны сообщить гражданскому служащему или техническому работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа дать письменное согласие на их получение (приложение N 1).
2.2. Обработка персональных данных осуществляется:
- после получения согласия субъекта персональных данных, составленного по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- после направления уведомления об обработке персональных данных в Управление Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ульяновской области, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- после принятия необходимых мер по защите персональных данных.
2.3. При поступлении на государственную гражданскую службу гражданский служащий заполняет анкету по форме, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 N 667-р.
Технический работник при поступлении на работу заполняет анкету в которой указывает следующие сведения о себе: фамилию, имя, отчество; дату и место рождения; семейное положение; образование, специальность; отношение к воинской обязанности; место жительства и домашний телефон.
В анкету вклеивается фотография гражданского служащего (технического работника).
Анкета гражданского служащего и технического работника хранится в личном деле.
2.4. Личные дела и личные карточки гражданских служащих и технических работников хранятся в бумажном виде в запирающихся металлических шкафах, защищенных от несанкционированного доступа.
2.5. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы (далее - должность гражданской службы);
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета по форме, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 года N 667-р с приложением фотографии;
в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
д) копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии)
е) копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, ведомственных наград, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
з) копия распоряжения о назначении на должность гражданской службы;
и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
к) копии распоряжений о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
м) копия распоряжения об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Ульяновской области;
п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина федеральной государственной гражданской службы Ульяновской области (иного классного чина, квалификационного разряда);
р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей гражданского служащего;
х) копия документа, подтверждающего регистрацию гражданского служащего в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
ш) медицинское заключение об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению по форме N 001-ГС/у, утвержденной приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14 декабря 2009 года N 984н;
щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.
2.6. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела
К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2.7. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
2.8. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного настоящим Положением.
2.9. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.
2.10. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.
2.11. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 2.10 настоящего Положения), хранятся управлением по вопросам государственной службы и кадров администрации Губернатора Ульяновской области в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив и в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 N 43-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" хранятся в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения. После чего подлежат уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"
Если гражданин, личное дело которого хранится управлением по вопросам государственной службы и кадров администрации Губернатора Ульяновской области поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче управлением по вопросам государственной службы и кадров администрации Губернатора Ульяновской области по месту замещения должности гражданской службы.
Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся управлением по вопросам государственной службы и кадров администрации Губернатора Ульяновской области в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
Учетные данные гражданских служащих хранятся в управлении по вопросам государственной службы и кадров администрации Губернатора Ульяновской области на электронных носителях, персональные данные (материальные носители) хранятся в металлическом шкафу.
