ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 июня 2011 года N 190
Об учете архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия
В соответствии с Законом Республики Калмыкия от 29 июля 2010 года N 195-IV-З "О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия" и в целях урегулирования порядка учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия и организации работы с уникальными и особо ценными архивными документами Республики Калмыкия Правительство Республики Калмыкия постановляет:
Утвердить прилагаемые:
Порядок ведения учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия;
Порядок отнесения и включения архивных документов в Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия и его ведение.
Председатель Правительства
Республики Калмыкия Л.Иванова
Утвержден
постановлением Правительства
Республики Калмыкия
от 27 июня 2011 г. N 190
Порядок ведения учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Калмыкия от 29 июня 2010 года N 195-IV-З "О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия", приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и определяет организацию работы по ведению учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия.
1.2. Постоянное хранение архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, и иных архивных документов осуществляют государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук.
1.3. Временное хранение документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, осуществляют организации, выступающие в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия.
1.4. Организации, осуществляющие постоянное, временное хранение документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия:
ведут основные и вспомогательные учетные документы, руководствуясь требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и Основными правилами работы организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;
на основании основных и вспомогательных учетных документов составляют документы государственного учета, включающие официальную информацию об объеме, составе и условиях хранения документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия.
1.5. Уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела (далее - уполномоченный орган) на основании официальной информации об объеме, составе и условиях хранения документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, ведет и составляет сводные документы государственного учета.
1.6. Документы государственного учета и сводные документы государственного учета составляются на бумажных носителях и электронной формах (ПК "Архивный фонд", ПК "Фондовый каталог").
1.7. Сводные документы государственного учета предоставляются уполномоченным органом в Федеральное архивное агентство (далее -Росархив).
2. Ведение государственного учета документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия
2.1. Государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки: ежегодно составляют паспорта и 1 раз в 3 года (по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным периодом) представляют их в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;
ежегодно обновляют и пополняют описания архивных фондов в формате ПК "Архивный фонд" и предоставляют копии информационных массивов в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела к 1 декабря отчетного года.
2.2. Уполномоченный орган:
1) на основании паспортов, представленных государственными и муниципальными архивами, музеями и библиотеками составляет сводные паспорта:
государственных архивов Республики Калмыкия;
муниципальных архивов Республики Калмыкия;
государственных музеев и библиотек Республики Калмыкия;
муниципальных музеев и библиотек Республики Калмыкия;
2) направляет указанные паспорта 1 раз в 3 года в Росархив не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
3) составляет сводный паспорт организаций, выступающих в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия;
4) направляет сводные документы государственного учета в электронном виде в форме ПК "Архивный фонд" и ПК "Фондовый каталог" в Росархив ежегодно не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
2.3. Организации Российской академии наук ведут государственный учет документов, находящихся на постоянном хранении в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
2.4. Организации, выступающие в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия, ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря отчетного года.
На основании представленных паспортов государственные и муниципальные архивы Республики Калмыкия составляют учетные документы "Сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования федерального государственного архива, государственного архива субъекта Российской Федерации, муниципального архива по состоянию на 1 декабря отчетного года", которые представляют в уполномоченный орган 1 раз в 3 года.
На основании указанных сведений уполномоченный орган составляет сводный учетный документ "Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях -источниках комплектования государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря отчетного года" и направляет их в Росархив 1 раз в 3 года не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
Утвержден
постановлением Правительства
Республики Калмыкия
от 27 июня 2011 г. N 190
Порядок отнесения и включения архивных документов в Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия и его ведение
1. Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия (далее - Государственный реестр) -государственная система регистрации и учета уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия.
2. Ведение Государственного реестра возлагается на уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела (далее - уполномоченный орган).
3. Уполномоченный орган создает постоянно действующую комиссию, для рассмотрения вопросов об отнесении и включении архивных документов в Государственный реестр (далее - Комиссия).
4. Должностные лица уполномоченного органа обеспечивают подготовку материалов по отнесению и включению архивных документов в Государственный реестр на рассмотрение Комиссии.
5. Выявление уникальных и особо ценных архивных документов проводится в плановом порядке на основании отраслевых научно-методических разработок и осуществляется в хронологической последовательности, начиная с документов XVIII века и до 1918 года. За более поздние годы рассматриваются архивные документы лишь по отношению к самым бесспорным документальным ценностям и раритетам.
6. Отнесение архивных документов к категории уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия определяются следующими критериями.
Обязательными критериями отнесения к категории особо ценных архивных документов Республики Калмыкия являются: время создания документа;
ценность содержащейся в документе информации;
юридическая сила, подлинность документа;
значение фондообразователя;
авторство (и адресат) документа;
наличие палеографических, художественных и других особенностей;
величина страховой оценки документа (денежная страховая стоимость документа).
Обязательными критериями отнесения к уникальным архивным документам Республики Калмыкия являются: древность документов (до 1918 г.);
подлинность;
бесспорность культурно-исторической значимости;
публичность;
высокая материальная ценность;
отношение документа к историческому событию;
отношение документа к исторической личности;
юридическое значение документа;
художественные и оформительские особенности.
7. Для отнесения и включения архивных документов в Государственный реестр ежегодно к 1 сентября заявитель представляет в Комиссию следующие документы:
заявление в произвольной форме;
лист учета и описания уникального и (или) особо ценного документа на бумажном носителе (2 экз.) и в электронном виде (1 экз.) согласно приложению к настоящему Порядку.
Заявитель может предоставить экспертные заключения об уникальности и (или) особой ценности документа. Экспертные заключения об уникальности и (или) особой ценности документа готовят не менее 2-х экспертов и каждый подготавливает свое заключение.
Документы регистрируются в день подачи документов в журнале регистрации.
Комиссия принимает решение об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр в случае непредставления всех необходимых документов, указанных в абзацах втором, третьем настоящего пункта.
Решение об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр направляется Заявителю письменно в течение 10 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.
Результатом обращения Заявителя является решение Комиссии о включении или об отказе во включении уникального и (или) особо ценного документа в Государственный реестр.
Решение Комиссии оформляется протоколом заседания Комиссии. Протокол подписывается Председателем и секретарем Комиссии.
В случае принятия решения о включении в Государственный реестр, Заявителю в течение 5-ти рабочих дней с момента принятия Комиссией решения направляется выписка из протокола заседания Комиссии и один экземпляр листа учета и описания уникального и (или) особо ценного документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру.
В случае принятия решения об отказе во включении в Государственный реестр, Заявителю направляется мотивированный ответ и возвращаются оба экземпляра листа учета и описания уникального и (или) особо ценного документа на бумажном носителе и в электронном виде в течение 5-ти рабочих дней с момента принятия Комиссией решения.
Срок рассмотрения документов и принятия решения о включении документов в Государственный реестр не может превышать 6 месяцев со дня регистрации документов.
8. Уникальные и особо ценные архивные документы, находящиеся в государственной, муниципальной собственности, представляются для отнесения и включения в Государственный реестр в обязательном порядке.
9. Уникальные и особо ценные архивные документы, принадлежащие общественным организациям, иным негосударственным юридическим лицам, а также частным лицам, включаются в Государственный реестр на добровольной основе при наличии заявления от собственников (владельцев), за исключением случаев, предусмотренных в пункте 10 настоящего порядка.
10. В случае если заявленные к вывозу за пределы Российской Федерации архивные документы не отнесены к уникальным и (или) особо ценным архивным документам, уполномоченным органом осуществляется процедура отнесения и включения в Государственный реестр независимо от согласия собственника архивного документа.
11. Государственное учреждение "Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия" ведет электронную базу данных Государственного реестра.
12. Информация об уникальных и особо ценных архивных документах Республики Калмыкия, содержащаяся в Государственном реестре, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов, включенных в состав негосударственной части архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, доступ к которым осуществляется с согласия собственников.
Приложение
к Порядку отнесения и включения
архивных документов в Государственный
реестр уникальных и особо ценных архивных
документов Республики Калмыкия и его ведение,
утвержденному постановлением Правительства
Республики Калмыкия от 27 июня 2011 г. N 190
Лист учета и описания уникального документа
