УТВЕРЖДЕНО
Заместителем Министра культуры СССР
Г.Владыкиным
16 сентября 1968 года

     

Минимум библиотечной техники в массовых библиотеках

Инструкция и учетные формы

     Предисловие

"Минимум библиотечной техники в массовых библиотеках" содержит инструктивные указания по основным вопросам комплектования, учета, обработки книжных фондов и организации каталогов, по технике обслуживания читателей и учету работы библиотек. В нем представлены формы основной первичной документации, единой для всех массовых библиотек, ведение которой является необходимым условием для успеха, контроля, самоконтроля и анализа деятельности библиотек.

Применение "Минимума" обязательно для каждой массовой библиотеки системы Министерства культуры СССР, а также для всех профсоюзных библиотек.

С момента опубликования 10-го издания "Минимума" все предыдущие издания следует считать аннулированными.

Переиздание "Минимума" вызвано необходимостью улучшения обслуживания населения книгой, привлечения новых читателей в библиотеки, резкого повышения уровня пропаганды книги и руководства чтением в помощь коммунистическому воспитанию трудящихся, особенно подрастающего поколения.

Повышение требований к библиотекам вызывает необходимость совершенствования организации труда в них, сокращения или изменения неоправдавших себя на практике отдельных технических процессов.

Составлению нового издания "Минимума" предшествовала большая подготовительная работа по сбору предложений от библиотечной общественности.

В результате в 10-е издание "Минимума" внесены такие изменения: 1) восстановлен прежний ежегодный срок перерегистрации читателей, так как срок перерегистрации раз в 2 года, рекомендованный в 9-м издании, не оправдал себя; 2) формы учета книжного фонда (книга суммарного учета) и работы библиотеки (дневник) приведены в соответствие с бланком статистической отчетности - форма N 6-НК; 3) исключена периодичность проверки книжных фондов библиотек. Проверка предусматривается только при передаче библиотеки в целом или ее части от одного работника другому и при чрезвычайных обстоятельствах - стихийное бедствие (пожар, наводнение) и т.д.; 4) восстановлен книжный формуляр; 5) введены новые разделы: "Комплектование книжного фонда" и "Учет, обработка и хранение нот и материалов звукозаписи в специализированных отделениях библиотек"; 6) помещена новая форма инвентарной книги.

"Минимум" состоит из двух частей: а) инструкция; б) учетные формы и образцы актов, обязательств, договоров и других документов.

Органам культуры надлежит организовать изучение работниками библиотек 10-го издания "Минимума" и принять меры к внедрению его в практику.

Инструкция

I. Комплектование книжного фонда

1. Комплектование книжного фонда массовой библиотеки производится в соответствии с "Основными положениями о порядке комплектования книжных фондов библиотек", утвержденными Министерством культуры СССР, и аналогичными инструкциями, утвержденными другими ведомствами.

2. Основным источником комплектования фонда массовой библиотеки является библиотечный коллектор.

В качестве дополнительных источников комплектования библиотека использует: а) книжные магазины, отделы "Книга - почтой"; б) обменно-резервные фонды; в) подписку на периодические и подписные издания.

3. Городские, районные, крупные профсоюзные, самостоятельные детские библиотеки должны иметь тематический (образец N 1) и оперативный планы комплектования.

Сельские, колхозные, профсоюзные (имеющие одного работника), школьные библиотеки составляют профиль и оперативный план комплектования.

4. В помощь комплектованию ведется следующий справочный аппарат:

а) городские, районные, крупные профсоюзные (имеющие 3-4 работников), самостоятельные детские библиотеки должны иметь:

1) картотеку текущего комплектования и докомплектования;

2) картотеку читательского профиля;

3) регистрационную картотеку периодических и подписных изданий;

4) сводную картотеку периодических изданий, получаемых библиотеками города, районного центра, предприятия.

Примечание. Вместо картотеки текущего комплектования допускается использование именного указателя в тематических планах издательств;

б) сельские, колхозные, школьные и небольшие профсоюзные библиотеки должны иметь:

1) картотеку докомплектования;

2) картотеку читательского профиля;

3) регистрационную картотеку периодических и подписных изданий.

5. Ежегодно:

а) Городские, районные, крупные профсоюзные и самостоятельные детские библиотеки составляют и сдают в установленные сроки в коллектор заказы на литературу по тематическим планам издательств и бланкам для заказов;

б) сельские, колхозные, небольшие профсоюзные, школьные библиотеки знакомятся с тематическими планами издательств на семинарских занятиях и там же составляют заказы на литературу.

6. Районная библиотека для взрослых:

1) составляет сводный заказ по всем сельским библиотекам района с указанием в нем заказа каждой сельской библиотеки;

2) корректирует заказы небольших профсоюзных библиотек;

3) согласовывает заказы библиотек с межведомственным библиотечным советом и направляет их в библиотечный коллектор.

7. Районная детская библиотека:

1) корректирует заказы школьных библиотек, согласовывает их с районным отделом народного образования и направляет в библиотечный коллектор;

2) оказывает помощь сельским библиотекам при составлении предварительных заказов на детскую литературу.

8. Дополнительные заказы на вышедшую из печати литературу массовые библиотеки составляют на основе рекомендательной библиографии, учета отказов и передают их в библиотечный коллектор, книжные магазины или обменные фонды библиотек.

9. В конце текущего года массовые библиотеки проводят подписку на периодические издания, руководствуясь при этом рекомендательными списками министерства культуры, министерства просвещения, методических центров, координируя подписку с другими библиотеками микрорайона.

10. Библиотеки систематически освобождают фонды от литературы, которая не может быть использована ее читателями, а также от ветхой и устаревшей по содержанию.

Устаревшие издания исключаются согласно инструкции Министерства культуры СССР "О порядке исключения устаревшей литературы из фондов библиотек министерств, ведомств, совнархозов, организаций".

Книги, имеющиеся в библиотеке в большом количестве экземпляров, а также не соответствующие профилю комплектования данного фонда, могут быть переданы в другие библиотеки в соответствии с инструкцией Министерства культуры СССР "О порядке безвозмездной передачи литературы из неиспользуемых фондов библиотек министерств, ведомств и организаций".

II. Учет библиотечного фонда

А. Прием поступающих изданий

11. Поступающие в библиотеку книги принимаются по сопроводительному документу (счет, накладная, акт передачи).

Примечание. Указанное правило не распространяется на журналы и издания, получаемые библиотекой по подписке.

12. При обнаружении в принимаемой партии недостачи книг, дефектных экземпляров или замены одних книг другими немедленно составляется акт в двух экземплярах (образец N 2).

Первый экземпляр акта остается в библиотеке, второй передается в то учреждение, от которого были получены книги (библиотечный коллектор, книжный магазин), с требованием дослать недостающие, заменить ошибочно присланные или поврежденные экземпляры.

Все остальные книги подлежат учету и обработке на общих основаниях.

Примечание. Акт не составляется, если есть возможность устранить обнаруженные недочеты каким-либо иным путем (личным посещением или переговорами по телефону).

13. На книги, поступившие в библиотеку без сопроводительного документа (полученные в дар от организации или от отдельных граждан, собранные среди читателей и населения), после проверки их пригодности для использования в библиотеке составляется акт приема (образец N 3).

Примечание. Акт передается в бухгалтерию того учреждения, на бюджете которого состоит библиотека. Бухгалтерия относит на баланс библиотеки стоимость этих книг.

14. Все экземпляры принятых книг, журналов и газет немедленно штемпелюются. Штемпель с наименованием библиотеки должен быть прямоугольной формы, размером не больше 1,5 x 4 см (образец N 4). Применение для этой цели круглой печати запрещается.

Штемпель ставится на обороте титульного листа и на 17-й странице под текстом в левом нижнем углу. При этом нельзя допускать порчи текста или иллюстраций.

Б. Виды и формы учета библиотечного фонда

15. В каждой массовой библиотеке применяются следующие виды учета библиотечного фонда: а) индивидуальный и б) суммарный.

16. Индивидуальный учет - учет каждого экземпляра книги. Формой индивидуального учета служит инвентарная книга.

Примечание. Стоимость всех изданий, записанных в инвентарную книгу, бухгалтерия относит на баланс библиотеки.

17. Суммарный учет - дает общие сведения о фонде библиотеки, его составе и происходящих в нем изменениях. Суммарному учету подлежат все издания, составляющие фонд библиотеки.

Формой суммарного учета служит книга суммарного учета библиотечного фонда, состоящая из трех частей:

1. Поступление в фонд;

2. Выбытие из фонда;

3. Итоги движения библиотечного фонда.

18. Брошюры временного хранения* и периодические издания не вносятся в инвентарную книгу и не подлежат отнесению на баланс библиотеки.

________________

* Брошюры временного хранения будут в дальнейшем именоваться сокращенно: "брошюры".

Брошюры рекомендуется регистрировать на карточках, на которых указывается: автор, заглавие, год издания, цена и количество экземпляров, поступивших в библиотеку. Периодические издания - регистрируются на карточках или в тетради (см. формы N 4 и 5).

19. К брошюрам временного хранения условно относятся издания типа: листовки по обмену опытом, временные инструкции и памятки, библиографические листовки, планы чтения, правила соревнований и т.п.; брошюры - приложения к журналам (библиотечки "Огонька", "Комсомольской правды", "Крокодила", приложения к журналу "Юный техник" и т.п.).

Суммарный учет поступающих изданий

20. Каждая партия книг и брошюр, поступивших в библиотеку по одному документу, записывается в первой части книги суммарного учета библиотечного фонда на отдельной строке, под очередным порядковым номером (форма N 1). Порядковые номера записей в 1-й части книги суммарного учета ежегодно начинаются с N 1. Стоимость указывается только для книг, подлежащих записи в инвентарную книгу.

Примечание. В стоимость книг не включаются накладные расходы (стоимость библиотечной обработки, переплета, выполненного библиотекой или библиотечным коллектором, почтовые и транспортные расходы).

21. Количество брошюр, поступивших в библиотеку, отмечается в графе 9 без указания их стоимости, а затем они наравне с книгами распределяются по содержанию.

22. На журналы, поступающие в библиотеку по подписке, раз в год составляется акт (см. пункт 36, примечание 2). На основании этого акта количество журналов отмечается в графе 10 книги суммарного учета (без указания их стоимости), а затем они наравне с книгами и брошюрами распределяются по содержанию.

23. В библиотеке для взрослых, обслуживающей детей, книги для дошкольников и учащихся 1-8-х классов учитываются в отдельной книге суммарного учета библиотечного фонда.

24. По окончании каждого года подводятся итоги поступлений за год, которые переносятся в 3-ю часть книги суммарного учета библиотечного фонда (форма N 1).

Примечание. Для библиотек с большим количеством поступающих изданий возможно подведение квартальных или полугодовых итогов. Это правило относится и к пунктам 34, 36, 46.

Индивидуальный учет книг

25. Инвентарная книга (форма N 2) является важнейшим документом библиотеки и хранится наравне с денежными документами. Она должна быть единой для всего книжного фонда, независимо от наличия в библиотеке отделений (абонемент, читальный зал и т.п.).

Примечания:

1. Допускается ведение отдельных инвентарных книг для отделений библиотеки с фондом на национальных языках, для передвижного фонда и фонда детского отделения.

2. Учет книг, записанных в единый инвентарь, при передаче их в отделения библиотеки (например, в читальный зал) производится или посредством карточек на каждую книгу с кратким ее описанием (инвентарный номер, автор, заглавие, цена), или в отдельной тетради, с указанием даты передачи и перечнем инвентарных номеров передаваемых книг. Заведующий отделением расписывается в приеме книг на карточках (или в тетради). Карточки (тетрадь) хранятся у заведующего библиотекой.