АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 17 июля 2017 года N 108
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ВЕДЕНИЮ АРХИВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ, УТВЕРЖДЕННУЮ РАСПОРЯЖЕНИЕМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ ОТ 31.05.2012 N 15-Р
В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Перми, в целях актуализации правовых актов администрации города Перми:
1. Внести в распоряжение администрации города Перми от 31 мая 2012 года N 15-р "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми" следующие изменения:
1.1. наименование изложить в следующей редакции:
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Перми";
1.2. пункт 1 изложить в следующей редакции:
"1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Перми".
2. Внести изменения в Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденную распоряжением администрации города Перми от 31 мая 2012 года N 15-р (далее - Инструкция), изложив в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.
3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня подписания.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации города Перми Анисимову Е.Л.
Глава города Перми
Д.И.САМОЙЛОВ
Приложение
к распоряжению
администрации города Перми
от 17.07.2017 N 108
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Перми (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, повышения качества их подготовки, упорядочения и оптимизации документооборота в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми и подведомственных муниципальных учреждениях и предприятиях города Перми (далее - подразделения администрации города Перми).
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с:
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";
Государственным стандартом Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003";
Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила хранения документов);
Законом Пермского края от 6 марта 2007 года N 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае";
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами (включая документы, содержащие конфиденциальную информацию) независимо от вида носителя, в том числе электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет, контроль за исполнением и хранением.
1.4. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в установленном порядке. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе персональные данные, регулируются Положением о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в администрации города Перми, утвержденным Постановлением администрации города Перми от 22 августа 2007 года N 347.
Требования настоящей Инструкции к работе с документами, составляющими государственную тайну, с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Организацию, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой политики, формирование и поддержание базы данных о документах, внедрение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях администрации города Перми, а также оперативное хранение документов осуществляют делопроизводственные службы подразделений администрации города Перми (далее - делопроизводственная служба).
Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных информационных технологий в работе с документами в администрации города Перми, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города Перми осуществляет управление по общим вопросам администрации города Перми (далее - управление по общим вопросам).
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на руководителей подразделений администрации города Перми.
1.7. Ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у сотрудников служебных документов, несвоевременное или некачественное рассмотрение и исполнение документов возлагается на сотрудников администрации города Перми.
1.8. При временном отсутствии, увольнении или перемещении руководителей или сотрудников администрации города Перми имеющиеся у них документы по указанию руководителя должны быть переданы другому сотруднику. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан самостоятельно делегировать работу в системе электронного документооборота (далее - СЭД) лицу, его замещающему. При невозможности самостоятельного перевода работы в СЭД переключение осуществляет помощник руководителя либо делопроизводственная служба.
1.9. Принятые на работу сотрудники администрации города Перми после назначения на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.
II. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции
Автор документа - функциональный или территориальный орган, функциональное подразделение администрации города Перми, муниципальное учреждение (предприятие) города Перми, муниципальный служащий (сотрудник), создавшие документ.
Виза документа - реквизит документа, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.
Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях использования и хранения.
Документооборот - движение документов с даты их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Лингвистическая экспертиза документов - исследование документов в целях оценки текста проекта документа (проекта правового акта) на соответствие нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей стилистики юридических текстов, их типологической специфики, требований юридической техники, выявления языковых несоответствий, обуславливающих противоречия и неверное толкование текстов документов, выявления логических, стилистических, орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок, установления единства используемых понятий и терминов по всему документу.
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр официального документа.
Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись уполномоченного лица.
Пользователь СЭД - муниципальный служащий администрации города Перми, а также иное лицо, являющееся уполномоченным представителем участника СЭД, наделенное полномочиями по совершению действий в рамках СЭД и зарегистрированное в СЭД.
Регламент процесса СЭД - документ, предназначенный для пользователей СЭД, задействованных в выполнении процессов, определяющий начальные условия и результат выполнения процессов, задачи лиц, участвующих в процессах, и принципы их взаимодействия, основные правила работы в СЭД по выполнению задач в рамках процесса.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
Сканирование документа - получение электронного образа документа.
Срок исполнения документа - срок, установленный правовыми актами или резолюцией.
Система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная информационная система электронного документооборота, обеспечивающая сбор электронных документов, их включение в систему, обработку, управление документами и доступ к ним.
Исполнитель документа - муниципальный служащий администрации города Перми, руководитель (сотрудник) муниципального учреждения (предприятия) города Перми, осуществляющий подготовку проекта документа по резолюции (поручению), несущий ответственность за оформление и осуществляющий контроль за прохождением всех этапов подготовки проекта документа.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Пермского края.
Электронное дело СЭД - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел в СЭД.
Электронный документ СЭД - документ, подготовленный с использованием СЭД, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта СЭД и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать время создания и исполнителя документа. Электронный документ имеет идентификатор (id-номер документа) - уникальный идентификационный код документа, который формируется при создании карточки документа и не изменяется впоследствии при создании новых версий документа.
Электронный документооборот - документооборот с применением СЭД.
Электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. Организация делопроизводства в администрации города Перми
3.1. Электронный документооборот
3.1.1. Делопроизводство в администрации города Перми осуществляется с использованием системы электронного документооборота (СЭД), предназначенной для регистрации и учета, сопровождения документов, доведения электронных документов, электронных копий документов и поручений по исполнению документа до исполнителей, подготовки проектов поручений по исполнению документов, подготовки и согласования проектов документов, контроля исполнения документов, справочно-информационной работы.
В подразделениях администрации города Перми с учетом специфики обработки документации используются прочие программные модули: автоматизированная информационная система обеспечения градостроительной деятельности в городе Перми (АИСОГД), "Обращения жителей" (ИСОЖ), информационная система управления землями (ИСУЗ), программный комплекс SAUMI (система автоматизированного учета муниципального имущества), информационная система "Картотека судебных дел" и другие (далее - Программные модули).
Работа в СЭД и Программных модулях основывается на принципе однократной регистрации документов.
Программное обеспечение СЭД позволяет организовать и автоматизировать процессы работы с документами. Автоматическая маршрутизация документов обеспечивается наличием в СЭД определенного количества заданных процессов (маршрутов), прохождение по которым позволяет передавать документ от одного исполнителя другому в соответствии с реальным процессом работы с документом от этапа создания до этапов согласования, подписания.
3.1.2. Основные принципы работы СЭД:
автоматизация процессов создания, обмена, обработки и хранения электронных документов, архивного хранения электронных документов и организации потоков работ;
запрет на обработку и хранение информации ограниченного доступа, информации, содержащей сведения, относящиеся к государственной тайне, информации, содержащей сведения конфиденциального характера (в том числе персональные данные), информации, распространение которой в Российской Федерации запрещено.
3.1.3. Порядок подключения сотрудников к СЭД.
Подключение к СЭД в качестве пользователей СЭД осуществляется на основании заявок, направленных в Службу поддержки пользователей информационных систем Аппарата Правительства Пермского края (далее - СПП). Права пользователей в СЭД определяются в соответствии с должностными обязанностями. Подключение к СЭД производит СПП.
