АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 31 мая 2012 года N 15-р


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Перми

(с изменениями на 18 апреля 2023 года)

(в ред. распоряжений Администрации г. Перми от 17.07.2017 N 108, от 28.09.2017 N 142, от 28.01.2019 N 4, от 07.08.2020 N 92, от 30.08.2021 N 89, от 03.08.2022 N 89, от 18.04.2023 N 54)

В соответствии с федеральными законами от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Уставом города Перми, в целях организации делопроизводства и ведения архива в администрации города Перми:

(преамбула в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 28.09.2017 N 142)

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Перми.

(п. 1 в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 17.07.2017 N 108)

2. Руководителям функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми довести требования утвержденной Инструкции по делопроизводству в администрации города Перми до всех работников и обеспечить неукоснительное соблюдение установленных требований.

(в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 18.04.2023 N 54)

3. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента подписания.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации города Перми Анисимову Е.Л.

Глава администрации города Перми
А.Ю.МАХОВИКОВ

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
администрации города Перми
от 31.05.2012 N 15-р

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ

(в ред. распоряжений Администрации г. Перми от 17.07.2017 N 108, от 28.01.2019 N 4, от 07.08.2020 N 92, от 30.08.2021 N 89, от 03.08.2022 N 89, от 18.04.2023 N 54)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Перми (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, повышения качества их подготовки, упорядочения и оптимизации документооборота в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми и подведомственных муниципальных учреждениях и предприятиях города Перми (далее - подразделения администрации города Перми).

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с:

Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

(абзац введен распоряжением Администрации г. Перми от 18.04.2023 N 54)

Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

(абзац введен распоряжением Администрации г. Перми от 18.04.2023 N 54)

Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов";

(в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 28.01.2019 N 4)

Абзац утратил силу. - Распоряжение Администрации г. Перми от 03.08.2022 N 89;

приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";

(в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 03.08.2022 N 89)

Законом Пермского края от 10 апреля 2018 г. N 210-ПК "Об архивном деле в Пермском крае";

(в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 28.01.2019 N 4)

Абзац утратил силу с 18.04.2023. - Распоряжение Администрации г. Перми от 18.04.2023 N 54;

постановлением Правительства Пермского края от 29 декабря 2021 г. N 1119-п "Об автоматизированной информационной системе "Система электронного документооборота Пермского края";

(в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 18.04.2023 N 54)

Уставом города Перми.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами (включая документы, содержащие конфиденциальную информацию) независимо от вида носителя, в том числе электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет, контроль за исполнением и хранением.

1.4. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в установленном порядке. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе персональные данные, регулируются Положением о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в администрации города Перми, утвержденным Постановлением администрации города Перми от 22 августа 2007 г. N 347.

Требования настоящей Инструкции к работе с документами, составляющими государственную тайну, с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Организацию, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой политики, формирование и поддержание базы данных о документах, внедрение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях администрации города Перми, а также оперативное хранение документов осуществляют делопроизводственные службы подразделений администрации города Перми (далее - делопроизводственная служба).

Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных информационных технологий в работе с документами в администрации города Перми, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города Перми осуществляет управление по общим вопросам администрации города Перми (далее - управление по общим вопросам).

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на руководителей подразделений администрации города Перми.

1.7. Ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у сотрудников служебных документов, несвоевременное или некачественное рассмотрение и исполнение документов возлагается на сотрудников администрации города Перми.

1.8. При временном отсутствии, увольнении или перемещении руководителей или сотрудников администрации города Перми имеющиеся у них документы по указанию руководителя должны быть переданы другому сотруднику. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан самостоятельно делегировать работу в системе электронного документооборота (далее - СЭД) лицу, его замещающему. При невозможности самостоятельного перевода работы в СЭД переключение осуществляет помощник руководителя либо делопроизводственная служба.

1.9. Принятые на работу сотрудники администрации города Перми после назначения на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

II. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции

Автор документа - функциональный или территориальный орган, функциональное подразделение администрации города Перми, муниципальное учреждение (предприятие) города Перми, муниципальный служащий (сотрудник), создавшие документ.

Виза документа - реквизит документа, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях использования и хранения.

Документооборот - движение документов с даты их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.