АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 7 мая 2014 года N 150-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска
(с изменениями на 6 декабря 2023 года)
(в ред. Распоряжений администрации г. Красноярска от 29.10.2014 N 376-р, от 23.05.2016 N 139-р, от 03.05.2018 N 163-р, от 22.10.2018 N 370-р, от 10.10.2019 N 327-р, от 13.12.2019 N 404-р, от 03.06.2020 N 182-р, от 13.12.2021 N 333-р, от 11.04.2022 N 94-р, от 01.06.2023 N 156-р, от 20.07.2023 N 206-р, от 06.12.2023 N 367-р)
В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения управления в администрации города, на основании национальных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Приказа Федерального архивного агентства от 24.12.2020 N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", в соответствии со статьями 41, 58, 59 Устава города Красноярска:
(преамбула в ред. Распоряжения администрации г. Красноярска от 13.12.2021 N 333-р)
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Красноярска согласно приложению.
2. Руководителям органов администрации города обеспечить порядок подготовки, систематизации и сохранности документов, соблюдение правил их оформления в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству в администрации города Красноярска, ознакомить работников возглавляемых ими органов с положениями настоящей Инструкции.
3. Признать утратившими силу:
Постановление администрации города от 30.12.2004 N 610 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска";
пункт 1 Постановления администрации города от 28.04.2005 N 266 "О внесении изменений в Постановления администрации города от 31.12.2004 N 610 и от 21.03.2005 N 131";
Распоряжение первого заместителя Главы города от 28.05.2009 N 33-орг "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Красноярска";
пункт 5 Распоряжения первого заместителя Главы города от 23.07.2009 N 47-орг "Об утверждении Инструкции по рассылке информационных сообщений в электронном виде";
Распоряжение администрации города от 19.05.2010 N 38-орг "О порядке организации контроля за исполнением поручений Главы города";
Распоряжение администрации города от 07.12.2011 N 173-р "О порядке применения факсимильной подписи Главы города";
Распоряжение администрации города от 26.02.2013 N 37-р "О внесении изменений в Постановление администрации города от 30.12.2004 N 610".
4. Управлению делами, управлению информатизации и связи администрации города обеспечить размещение утвержденной Инструкции по делопроизводству в администрации города на портале администрации города.
5. Настоящее Распоряжение вступает в силу по истечении 30 дней с даты его принятия.
6. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на первого заместителя Главы города - руководителя департамента Главы города Игнатенко А.Л.
Глава города
Э.Ш.АКБУЛАТОВ
Приложение
к Распоряжению
администрации города
от 7 мая 2014 г. N 150-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА
(в ред. Распоряжений администрации г. Красноярска от 29.10.2014 N 376-р, от 23.05.2016 N 139-р, от 03.05.2018 N 163-р, от 22.10.2018 N 370-р, от 10.10.2019 N 327-р, от 13.12.2019 N 404-р, от 03.06.2020 N 182-р, от 13.12.2021 N 333-р, от 11.04.2022 N 94-р, от 01.06.2023 N 156-р, от 20.07.2023 N 206-р, от 06.12.2023 N 367-р)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с национальными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", федеральным, краевым законодательством, нормативными правовыми актами города в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, исполнению, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации города Красноярска (далее - администрация города) документов, в том числе в форме электронных документов.
(в ред. Распоряжения администрации г. Красноярска от 13.12.2021 N 333-р)
1.2. При работе с документами, образующимися в деятельности администрации города и поступившими в администрацию города, используется система электронного документооборота.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства в администрации города осуществляется управлением делами администрации города.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей органов администрации города.
1.4. Руководитель органа администрации города определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, их сохранность, информирование руководства о состоянии их исполнения, ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, проводится в соответствии с положениями Инструкции и с учетом требований федерального законодательства в области защиты конфиденциальной информации.
1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа администрации города.
1.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя.
1.8. Работники администрации города несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
1.9. В Инструкции используются следующие основные понятия:
бланк документа - лист бумаги стандартного размера с идентифицирующими автора официального документа реквизитами;
визирующий - пользователь системы электронного документооборота (далее - СЭД), проставляющий визу в карточке визы электронного листа согласования;
внешнее согласование - согласование вне органов администрации города;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в установленном порядке и включенная в документооборот;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
карточка визы - документ подсистемы "Согласование" СЭД, в котором визирующий изучает согласуемые документы, создает замечания или новую редакцию проекта документа, просматривает переписку и ход согласования, проставляет визу;
карточка листа согласования (лист согласования) - документ подсистемы "Согласование" СЭД, в котором вводятся, изменяются, хранятся и используются данные о согласуемом документе, визирующих, проставляемых визах и ходе согласования в целом;
карточка переписки - документ подсистемы "Согласование" СЭД, с помощью которого участники процесса согласования обмениваются информацией, создают и хранят файлы замечаний/пояснений, осуществляют создание и/или связывание с документами других подсистем в СЭД;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемый с указанием сроков их хранения;
обращения - изложенные в письменной или устной форме заявления, предложения, жалобы, ходатайства граждан;
подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;
пользователь СЭД - работник органа администрации города или подведомственных организаций, использующих СЭД;
портал (далее - Портал) - внутренний информационный WEB-ресурс корпоративной сети администрации города;
представление - поименованный набор данных, выводимый в табличном виде (экранная форма), в подсистемах СЭД;
регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - документ СЭД, содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным бумажным видом документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
система электронного документооборота - комплекс программно-технических средств, обеспечивающих автоматизированный документооборот в администрации города Красноярска;
служба делопроизводства - структурное подразделение (отдел) либо отдельные работники органов администрации города, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в данных органах;
