АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 1 июня 2023 года N 156-р


О внесении изменений в Распоряжение администрации города от 07.05.2014 N 150-р

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения управления в администрации города, руководствуясь статьями 41, 58, 59 Устава города Красноярска:

1. Внести в приложение к Распоряжению администрации города от 07.05.2014 N 150-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска" следующие изменения:

1) пункт 1.9 изложить в следующей редакции:

"1.9. В Инструкции используются следующие основные понятия:

бланк документа - лист бумаги стандартного размера с идентифицирующими автора официального документа реквизитами;

визирующий - пользователь системы электронного документооборота (далее - СЭД), проставляющий визу в карточке визы электронного листа согласования;

внешнее согласование - согласование вне органов администрации города;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в установленном порядке и включенная в документооборот;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

карточка визы - документ подсистемы "Согласование" СЭД, в котором визирующий изучает согласуемые документы, создает замечания или новую редакцию проекта документа, просматривает переписку и ход согласования, проставляет визу;

карточка листа согласования (лист согласования) - документ подсистемы "Согласование" СЭД, в котором вводятся, изменяются, хранятся и используются данные о согласуемом документе, визирующих, проставляемых визах и ходе согласования в целом;

карточка переписки - документ подсистемы "Согласование" СЭД, с помощью которого участники процесса согласования обмениваются информацией, создают и хранят файлы замечаний/пояснений, осуществляют создание и/или связывание с документами других подсистем в СЭД;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемый с указанием сроков их хранения;

обращения - изложенные в письменной или устной форме заявления, предложения, жалобы, ходатайства граждан;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

пользователь СЭД - работник органа администрации города или подведомственных организаций, использующих СЭД;

портал (далее - Портал) - внутренний информационный WEB-ресурс корпоративной сети администрации города;

представление - поименованный набор данных, выводимый в табличном виде (экранная форма), в подсистемах СЭД;

регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - документ СЭД, содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным бумажным видом документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота - комплекс программно-технических средств, обеспечивающих автоматизированный документооборот в администрации города Красноярска;

служба делопроизводства - структурное подразделение (отдел) либо отдельные работники органов администрации города, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в данных органах;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, зарегистрированный в СЭД;

электронный документооборот - система автоматизации документооборота, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях;

электронный лист согласования - пакет электронных документов о результатах согласования проекта документа в подсистеме "Согласование" в СЭД, имеющий иерархическую топологию с вершиной - карточкой листа согласования и ответными к ней карточками визы и карточками переписки;

электронный образ документа - переведенная в электронную форму машинным способом копия документа (например, в результате сканирования).";

2) абзац первый пункта 2.2.2 изложить в следующей редакции:

"2.2.2. Документы печатаются с применением текстового формата, с использованием шрифта Times New Roman N 14 (для правовых актов - N 15) и одинарного межстрочного интервала. Текст выравнивается по ширине. Полужирный шрифт не применяется.";

3) пункт 2.3.16 изложить в следующей редакции:

"2.3.16. Согласование проекта документа оформляется тремя способами - грифом согласования, визой, поставленной на листе согласования, или визой на документе. В случае электронного согласования визирование проектов правовых актов осуществляется в соответствии с пунктом 2.3.18.1.";

4) пункт 2.3.17 изложить в следующей редакции:

"2.3.17. Гриф согласования документа - реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другом органе (организации) и его согласии с содержанием документа, состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа либо организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования или названия документа, подтверждающего согласование, его даты, индекса, например:

Внешнее согласование документа может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании в свободной форме, документом, в котором зафиксировано согласие с содержанием проекта документа, документом, подписанным ЭЦП.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.

Гриф согласования располагается ниже реквизитов "Отметка о наличии приложения", "Подпись", "Оттиск печати", в нижней части листа документа.";

5) дополнить пунктом 2.3.18.1 следующего содержания:

"2.3.18.1. Визирование проектов правовых актов в системе электронного документооборота.

Визирование проекта правового акта является его согласованием внутри администрации города и осуществляется в электронном виде в СЭД в порядке, установленном разделом XVI "Согласование проекта документа в системе" Порядка работы в системе электронного документооборота в администрации города Красноярска, утвержденного Распоряжением администрации города от 16.07.2010 N 45-орг.

Представляемые на согласование проекты правовых актов визируются в карточке визы электронного листа согласования.

Направленные на согласование документы доступны в разделе "Согласуемые документы" в карточке визы.

Виза проставляется в разделе "Решение" с обязательной установкой флага "Решение" и выбором визы из предлагаемого списка.

Карточка переписки создается визирующим с помощью кнопки "Создать редакцию" в карточке визы.

В разделе "Решение" проставляется виза, для чего устанавливается флаг "Решение", выбирается нужная виза, после чего решение необходимо подписать.

При наличии замечаний, дополнений к проекту правового акта заносятся в реквизит "Замечания" в карточке визы и с помощью кнопки "Замечания, пояснения" создается новая или связывается ранее созданная карточка внутреннего письма.

Разработчик проекта правового акта учитывает полученные замечания и вносит изменения в файл документа.

Изменения, внесенные в проект правового акта, становятся доступны в листе согласования и в карточках визы всех участников согласования в разделе "Согласуемые документы".

Сроки согласования проектов правовых актов определяются в порядке, установленном Регламентом администрации города.