УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
службы по аккредитации
С.В.Шипов
14 сентября 2015 года

     

Порядок планирования и проведения внутренних аудитов

Предисловие

Настоящий Порядок планирования и проведения внутренних аудитов (далее - Порядок) разработан отделом качества Управления правового обеспечения и международного сотрудничества Федеральной службы по аккредитации (далее - Росаккредитация).

Вводится впервые после утверждения Руководителем Росаккредитации. Срок действия Порядка неограничен.

1. Цели

Основными целями внутренних аудитов системы менеджмента Росаккредитации являются:

оценка уровня соответствия системы менеджмента качества Росаккредитации требованиям заданных критериев в соответствии с требованиями законодательства об аккредитации в национальной системе аккредитации, национальными и международными стандартами, применяемыми в деятельности Росаккредитации и иными международными требованиям.

оценка соблюдения требований системы менеджмента Росаккредитации, отраженных в документах системы менеджмента Росаккредитации, Политике в области качества Федеральной службы по аккредитации и Целях Федеральной службы по аккредитации в области качества;

определение результативности и эффективности системы менеджмента Росаккредитации;

определение направлений совершенствования системы менеджмента Росаккредитации, включая выработку комплекса корректирующих и предупреждающих действий по результатам внутренних аудитов и контроль эффективности корректирующих и предупреждающих действий.

2. Объект и область применения

Настоящий Порядок описывает цели и методы проведения внутренних аудитов системы менеджмента Росаккредитации, распределение ответственности и полномочий.

Положения Порядка применимы в деятельности при планировании, подготовке и проведении внутренних аудитов в структурных подразделениях, территориальных управлениях Росаккредитации.

Требования данной процедуры являются обязательными для исполнения структурными подразделениями и территориальными управлениями Росаккредитации и не распространяются для внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита, и аудита в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

3. Нормативные ссылки

В настоящем Порядке использованы ссылки на нормативные документы:

Федеральный закон от 28 декабря 2013 года N 412-ФЗ "Об аккредитации в национальной системе аккредитации";

ГОСТ ИСО/МЭК 17011 (ISO/IEC 17011) "Оценка соответствия. Общие требования к органам по аккредитации, аккредитующим органы по оценке соответствия";

ГОСТ ISO 9000 (ISO 9000) "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь";

ГОСТ ISO 9001 (ISO 9001) "Системы менеджмента качества. Требования";

ГОСТ Р ИСО 9004 (ISO 9004) "Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества";

ГОСТ Р ИСО 19011 (ISO 19011) "Руководящие указания по аудиту систем менеджмента";

Руководящие документы IAF, ILAC;

Положение о Федеральной службе по аккредитации;

Положение о территориальном органе Федеральной службы по аккредитации;

Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по аккредитации (далее - Инструкция по делопроизводству), утвержденная Приказом Федеральной службы по аккредитации от 24 июня 2014 года N 2040;

Номенклатура дел Федеральной службы по аккредитации (далее - Номенклатура дел);

Руководство по системе менеджмента;

Процедура по управлению документацией;

Процедура управления корректирующими и предупреждающими действиями.

4. Термины, определения, сокращения

В настоящем Порядке применяются термины, определения и сокращения, представленные в нормативных документах, упомянутых в пункте 3 Порядка, а также:

ФГИС Росаккредитации (далее - ФГИС) - Федеральная государственная информационная система в области аккредитации;

Система менеджмента Росаккредитации - СМ;

Представитель Росаккредитации по вопросам обеспечения системы менеджмента - ПСМ.

Программа аудита - совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

План аудита - описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.

5. Общие положения

5.1. Настоящий Порядок определяет:

организацию деятельности по планированию и проведению внутренних аудитов СМ, а также взаимодействие персонала в рамках данного процесса;

содержание и последовательность этапов проведения внутренних аудитов СМ, требования к их выполнению;

требования к оформлению результатов внутренних аудитов СМ;

требования к анализу полученных результатов;

требования к хранению отчетных документов;

требования к компетентности внутренних аудиторов;

распределение ответственности персонала на всех этапах внутреннего аудита СМ;

Основанием для инициирования внутреннего аудита СМ является:

программа внутренних аудитов СМ;

изменения в процессах и документах СМ;

несоответствия, выявленные в повседневной деятельности и при внешних аудитах.

5,2. Внутренний аудит СМ проводится в соответствии с планом проведения внутреннего аудита СМ (далее - План аудита).

6. Этапы внутренних аудитов СМ

Этапы проведения внутренних аудитов СМ представлены на Схеме 1.

     
Схема 1

Этапы проведения внутренних аудитов СМ

7. Планирование внутренних аудитов

7.1. Проведение внутренних аудитов СМ осуществляется в соответствии с Программой внутренних аудитов СМ Федеральной службы по аккредитации (далее - Программа аудита) и Планами аудитов. Форма Программы аудита представлена в Приложении 1 к настоящему Порядку. Форма Плана аудита представлена в Приложении 2 к настоящему Порядку.

7.2. При составлении Программы аудита учитываются:

место и значимость процессов, предполагаемых к внутреннему аудиту СМ;

результаты предыдущих внутренних аудитов СМ;

результаты анализа деятельности Росаккредитации за прошедший период со стороны руководства;

данные систематического мониторинга функционирования СМ.

Программа аудита должна включать в себя информацию и ресурсы, необходимые для организации внутренних аудитов СМ и их результативного и эффективного проведения в установленные временные сроки, а также может включать в себя следующее:

цели для программы аудита и отдельных аудитов;

объем/количество/типы/места проведения аудитов;

процедуры программы аудита;

критерии аудита;

методы аудита;

формирование группы (групп) по аудиту;

необходимые ресурсы, включая расходы на командировки и размещение аудиторов;

процессы, связанные с соблюдением конфиденциальности, обеспечением защиты информации.

7.3. Периодичность и объём внутренних аудитов СМ определяется в том числе с учетом результатов предыдущих аудитов.

7.4. Ответственность за общее руководство разработкой и согласованием программы внутренних аудитов СМ лежит на ПСМ. Планирование внутренних аудитов СМ может осуществляться в рамках общего планирования деятельности Росаккредитации на предстоящий период.

7.5. Программа аудита утверждается Руководителем Росаккредитации на каждый календарный год. После утверждения Программы аудита её электронный экземпляр размещается в сетевой папке Росаккредитации, если ПСМ не принято иное решение в целях обеспечения конфиденциальности.

7.6. План аудита составляется на основании Программы аудиа не позднее 30 дней до начала внутреннего аудита СМ.

8. Подготовка к проведению внутренних аудитов СМ

8.1. Для проведения внутренних аудитов СМ формируется группа внутреннего аудита. В группу внутреннего аудита может входить один или несколько внутренних аудиторов. Один из внутренних аудиторов в группе внутреннего аудита, как правило, назначается руководителем группы внутреннего аудита. Группа внутреннего аудита может включать в себя аудиторов-стажеров. Внутренними аудиторами являются сотрудники отдела качества Управления правового обеспечения и международного сотрудничества, прошедшие внутреннее обучение основам организации и проведения внутренних аудитов системы менеджмента и/или имеющие опыт в проведении аудитов систем менеджмента органов по оценке соответствия.

Руководитель группы внутреннего аудита составляет План аудита, согласовывает его с начальником отдела качества, утверждает у ПСМ и утвержденный План аудита направляет в структурное подразделение или территориальное управление Росаккредитации.

8.2. План аудита должен включать в себя или содержать ссылки на: цели аудита;

область аудита;

критерии аудита и ссылочные документы;

места проведения аудита, даты, ожидаемое время и продолжительность намеченных мероприятий по аудиту, включая совещания;

используемые при проведении аудита методы, включая объем или степень выборочного контроля, необходимого для получения достаточных свидетельств аудита, и проект программы выборочного контроля, если она применяется;

роли и обязанности членов группы по аудиту, а также сопровождающих лиц и наблюдателей;

распределение соответствующих ресурсов по "критичным местам" проведения аудита.

При необходимости в План аудита следует также включить:

определение представителей проверяемого структурного подразделения, территориального управления Росаккредитации для участия в аудите;

содержание отчета по аудиту;

материально-техническое обеспечение и коммуникационные средства, включая средства и необходимые подготовительные мероприятия на местах проверяемых подразделений;