СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПРИКАЗ
от 1 ноября 2022 года N 75-О
Об утверждении Порядка составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, иных государственных органов Ямало-Ненецкого автономного округа и подведомственных им государственных организаций Ямало-Ненецкого автономного округа, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа
(с изменениями на 19 декабря 2023 года)
(в ред. приказов Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.04.2023 N 56-О, от 23.10.2023 N 98-О, от 19.12.2023 N 122-О)
В целях организации единого документационного пространства органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, иных государственных органов Ямало-Ненецкого автономного округа и подведомственных им государственных организаций Ямало-Ненецкого автономного округа, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, основанного на единых принципах регистрации и учета документов, приказываю:
1. Утвердить Порядок составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, иных государственных органов Ямало-Ненецкого автономного округа и подведомственных им государственных организаций Ямало-Ненецкого автономного округа, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Порядок, автономный округ), согласно приложению N 1.
2. Органам государственной власти автономного округа, иным государственным органам автономного округа и подведомственным им государственным организациям автономного округа при составлении номенклатур дел руководствоваться Порядком.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления в автономном округе использовать положения Порядка и Типовой номенклатуры дел органов местного самоуправления в автономном округе и подведомственных им муниципальных организаций согласно приложению N 2 при реализации делопроизводства и организации документационного взаимодействия.
(в ред. приказа Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.04.2023 N 56-О)
4. Настоящий приказ вступает в силу с 01 января 2023 года.
Руководитель службы
Т.К.КОНЕВА
Приложение N 1
Утвержден
приказом службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 01.11.2022 N 75-О
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ТИПОВОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА, ИНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ИМ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА, ИСПОЛЬЗУЮЩИХ РЕГИОНАЛЬНУЮ СИСТЕМУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
(в ред. приказов Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.04.2023 N 56-О, от 23.10.2023 N 98-О, от 19.12.2023 N 122-О)
I. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок определяет единые принципы составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ), иных государственных органов автономного округа и подведомственных им государственных организаций автономного округа, использующих региональную систему электронного документооборота в целях:
- создания единого и однородного документационного пространства органов государственной власти автономного округа, иных государственных органов автономного округа и подведомственных им государственных организаций автономного округа, использующих региональную систему электронного документооборота (далее - организации, участники);
- унификации принципов формирования номенклатуры дел участников;
- снижения организационно-материальных затрат на реализацию функций делопроизводства и эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства автономного округа;
- обеспечения совместимости и совместного ведения делопроизводства различными участниками.
1.2. Положения настоящего Порядка являются обязательными при разработке и ведении номенклатур дел участников.
II. Порядок составления и ведения номенклатуры дел участников
2.1. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
2.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность участников и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности участников.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела и документы с грифом ограниченного доступа к документу и т.д.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Абзац утратил силу. - Приказ Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.04.2023 N 56-О.
2.3. Номенклатура дел разрабатывается подразделением, ответственным за делопроизводство участника, в соответствии с пунктом 8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77, настоящим Порядком и Типовой номенклатурой дел участников, согласно приложению N 2 к настоящему Порядку, на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений участников.
(в ред. приказа Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 23.10.2023 N 98-О)
Номенклатура дел подписывается руководителем подразделения, ответственного за делопроизводство участника, рассматривается в установленном порядке экспертной комиссией (далее - ЭК) участника, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа (далее - ЭПК), утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года правовым актом участника, за исключением случаев, установленных пунктом 2.6 настоящего Порядка.
(п. 2.3 в ред. приказа Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.04.2023 N 56-О)
2.4. Утвержденная номенклатура дел является документом постоянного хранения, помещается в дело с правовыми и организационно-распорядительными документами по правилам, предусмотренным пунктом 2.17 настоящего Порядка, а также направляется (рассылается) средствами региональной системы электронного документооборота в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является участник, в подразделение, ответственное за делопроизводство участника, и иные структурные подразделения участника в электронном виде.
На утвержденную номенклатуру дел оформляется рабочий экземпляр (заверенная копия) номенклатуры дел на бумажном носителе, которая передается в архив участника в качестве учетного документа (в дело фонда).
(п. 2.4 в ред. приказа Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.04.2023 N 56-О)
2.5. Правовым актом участника (которым утверждена номенклатура дел или отдельным актом) определяются (поручения и сроки их исполнения):
2.5.1. делопроизводители структурных подразделений участника, ответственные за:
- оформление итоговых записей к разделам номенклатуры дел структурных подразделений, в которые вносятся сведения о количестве заведенных дел (изменения и дополнения) в течение года, передаваемые в подразделение, ответственное за делопроизводство участника;
- подготовку индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, необходимых для формирования сводной номенклатуры дел участника на очередной календарный год;
- организацию формирования дел и их текущее хранение в структурных подразделениях участника до передачи в архив участника;
- оформление документов и дел для передачи в архив участника;
- подготовку предложений к сводному акту участника для уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения;
2.5.2. вопросы организации централизованного оформления архивных дел с привлечением сторонних исполнителей (типографское оформление) (при необходимости);
2.5.3. сроки (график) ежегодной передачи дел от структурных подразделений в архив участника;
2.5.4. планы (графики) и иные вопросы, связанные с деятельностью ЭК участника (при необходимости);
2.5.5. поручения подразделению, ответственному за делопроизводство участника по:
- подготовке итоговых записей к рабочему экземпляру номенклатуры дел (хранящемуся в деле фонда), о категориях и количестве дел, заведенных в участнике в течение года (на основании данных, полученных из структурных подразделений);
- подготовке сводных дополнений (изменений) к номенклатуре дел, о делах, заведенных в участнике в течение года, не предусмотренных утвержденной номенклатурой дел;
2.5.6. поручения архиву участника (лицу, ответственному за архивное дело в участнике) по:
- подготовке и предоставлению на рассмотрение ЭПК согласованных ЭК участника описей дел постоянного хранения, в том числе описей фотодокументов и описей дел по личному составу;
- организационным вопросам, связанным с передачей архивных дел, документов в соответствующий государственный (муниципальный) архив;
- организационным вопросам, связанным с выделением к уничтожению и передачей на уничтожение (утилизацию) документов на бумажном носителе и в электронном виде.
(п. 2.5 в ред. приказа Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.04.2023 N 56-О)
2.6. Утверждение номенклатуры дел участника без согласования с ЭПК осуществляется в следующих случаях:
- участник не является источником комплектования государственного (муниципального) архива;
- проект номенклатуры дел на очередной и последующие 4 календарных года не содержат в сумме более 20 процентов изменений заголовков дел относительно согласованной с ЭПК номенклатурой дел.
В случае изменения наименования участника, формы собственности, функций (полномочий) участника, других изменений, повлекших за собой значительные изменения, более 20 процентов заголовков дел относительно согласованной с ЭПК номенклатурой дел, в том числе в течение года действия согласованной с ЭПК номенклатурой дел, новая сводная номенклатура дел формируется, подписывается руководителем подразделения, ответственного за делопроизводство участника, рассматривается в установленном порядке ЭК участника, внепланово согласовывается с ЭПК, утверждается и вводится в действие правовым актом участника.
