РД 52.19.568-2010
РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ
ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ДАННЫХ О СОСТОЯНИИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, ЕЕ ЗАГРЯЗНЕНИИ
Дата введения 2011-10-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Государственным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации - Мировой центр данных" (ГУ "ВНИИГМИ-МЦД") Росгидромета
2 РАЗРАБОТЧИКИ С.Г.Сивачок, кандидат физико-математических наук, В.А.Лавров, Н.В.Вавилова, Л.И.Власова, Л.Ф.Горошко, В.Н.Козлова
3 СОГЛАСОВАН с Управлением научных программ, международного сотрудничества и информационных ресурсов (УНМР) Росгидромета 22 декабря 2010 г., Организационно-правовым управлением (ОПУ) Росгидромета 22 декабря 2010 г., Государственным учреждением "Научно-производственное объединение "Тайфун" (ГУ "НПО "Тайфун") 10 декабря 2010 г.
4 УТВЕРЖДЕН Руководителем Росгидромета 28 декабря 2010 г.
5 ЗАРЕГИСТРИРОВАН ЦМТР ГУ "НПО "Тайфун" за номером 52.19.568-2010 от 19 января 2011 г.
6 ВЗАМЕН РД 52.19.568-96 Инструкция. Основные требования по комплектованию, хранению и использованию документов Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды (утвержден приказом Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды от 21 октября 1996 года и введен в действие с 1 января 1997 года) и РД 52.19.341-93 Инструкция. Порядок комплектования, учета, хранения и предоставления архивного фонда данных на магнитных лентах пользователю (утвержден Росгидрометом 18 октября 1993 года, введен в действие 1 января 1994 г.)
1 Область применения
Настоящий руководящий документ устанавливает основные требования по организации комплектования, учета, хранения и использования документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (далее - Госфонд Росгидромета).
Настоящий руководящий документ распространяется на территориальные органы и государственные учреждения Росгидромета, в том числе наблюдательные пункты, структурные подразделения, отделы фонда данных, экспертные комиссии Госфонда Росгидромета. Для участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, не входящих в систему Росгидромета, независимо от их организационно-правовой формы, данный руководящий документ носит рекомендательный характер.
2 Нормативные ссылки
В настоящем руководящем документе использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ 7.1-2003 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.48-2002 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов
ГОСТ 7.76-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация
ГОСТ 12.1.004-91 Система стандартов безопасности труда. Пожарная безопасность. Общие требования
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
РД 52.04.567-2003 Положение о государственной наблюдательной сети и Изменения N 1 к РД 52.04.567-2003 от 2009 года
РД 52.19.108-2009 Положение о формировании архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды
РД 52.19.143-2010 Перечень документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении
РД 52.19.159-2009 Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного фонда данных Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды
РД 52.19.160-2009 Положение об экспертной комиссии архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды
РД 52.19.698-2008 Положение об информационных ресурсах о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды
РД 52.19.704-2008 Краткие схемы обработки гидрометеорологической информации
3 Термины, определения и сокращения
3.1 В настоящей руководящем документе применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1 акт о выделении к уничтожению: Документ, удостоверяющий списание документов Госфонда Росгидромета, выявленных в процессе экспертизы научной и практической ценности документов в связи с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение и отобранных к уничтожению (РД 52.19.160).
3.1.2
аннотация: Краткая характеристика документа, поясняющая его содержание, назначение, форму, другие особенности. [ГОСТ 7.76-96, статья 5.7] |
3.1.3
архив: Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. [ГОСТ Р 51141-98, статья 77] |
3.1.4 архивный документ: Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства [1].
3.1.5
архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. [ГОСТ Р 51141-98, статья 81] |
3.1.6
архивохранилище: Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. [ГОСТ Р 51141-98, статья 78] |
3.1.7 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [1].
3.1.8 бумажные носители информации: Бумажные книжки наблюдений, таблицы, картографический материал и т.п. (с учетом РД 52.19.698).
3.1.9
внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов в деле с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. [ГОСТ Р 51141-98, статья 123] |
3.1.10 временное хранение архивных документов: Хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами [1].
3.1.11
выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению. [ГОСТ Р 51141-98, статья 98] |
3.1.12
дезинсекция: Уничтожение насекомых, повреждающих документы. [ГОСТ 7.48-2002, статья 5.7] |
3.1.13
дезинфекция: Уничтожение микроскопических грибов и бактерий, повреждающих документы. [ГОСТ 7.48-2002, статья 5.6] |
3.1.14
дело: Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. [ГОСТ Р 51141-98, статья 71] |
3.1.15 депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (с учетом [1]).
Примечание - В соответствии с перечнем [2] такое право предоставлено ГУ "ВНИИГМИ-МЦД".
3.1.16
дератизация: Уничтожение грызунов, повреждающих документы. [ГОСТ 7.48-2002, статья 5.8] |
3.1.17
документ, документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [ГОСТ Р 51141-98, статья 3] |
3.1.18
документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение. [ГОСТ Р 51141-98, статья 112] |
3.1.19 документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению [1].
3.1.20 документ Госфонда Росгидромета: Документ о состоянии окружающей среды, ее загрязнении, прошедший процессы приема, экспертизы ценности, учета, технической обработки и регистрации в государственных учреждениях Росгидромета (РД 52.19.108).
3.1.21
единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве. [ГОСТ Р 51141-98, статья 118] |
3.1.22
единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. [ГОСТ Р 51141-98, статья 117] |
3.1.23 инвентарный номер: Номер для ведения аналитического учета, организации контроля за правильным использованием основных фондов; каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий номер, который закрепляется за объектом на все время его эксплуатации.
3.1.24 информация общего назначения: Полученная и обработанная в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, предоставляемая пользователям (потребителям) бесплатно информация о фактическом и прогнозируемом состоянии окружающей среды, ее загрязнении [3].
3.1.25 кармашек в деле: Вклеенный в дело бумажный конверт для формуляра.
