9.1. Регистрация поступивших документов производится централизованно в отделе делопроизводства и архива. Основным принципом регистрации является однократность: документы, поступившие на исполнение в структурное подразделение аппарата из отдела делопроизводства и архива, повторно в структурном подразделении аппарата не регистрируются. Документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение аппарата и не зарегистрированные в отделе делопроизводства и архива, должны быть в обязательном порядке направлены в отдел делопроизводства и архива для регистрации.
На зарегистрированном документе в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел аппарата Губернатора и Правительства края.
Регистрация документов осуществляется в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему "Контроль исполнения документов". При этом создается электронная регистрационно-контрольная форма, в которую заносятся сведения о документе. К электронной регистрационно-контрольной форме могут быть прикреплены файлы, содержащие текст документа. В процессе регистрации формируются базы данных: информационно-справочная и контрольная с последующей передачей регистрационно-контрольных форм и текстов по локальной сети в министерства края, иные органы исполнительной власти края, структурные подразделения аппарата. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата, проводят сверку соответствия полученных электронных регистрационно-контрольных форм и документов, после этого расписываются о получении в реестре.
9.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от выделенных документопотоков, а также автора и содержания. Например, отдельно регистрируются постановления и распоряжения Губернатора края, постановления и распоряжения Правительства края, приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, служебная переписка, обращения граждан.
Поступившие телеграммы, факсы, электронные документы регистрируются вместе с деловыми письмами.
Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства и архива после 15.00 часов, подлежит регистрации на следующий рабочий день.
9.3. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения аппарата в другое производится через отдел делопроизводства и архива.
9.4. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства и архива для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в электронную регистрационно-контрольную форму.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется основному исполнителю, указанному в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка, остальным исполнителям направляются копии документа.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.
Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
9.5. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение.
9.6. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.