17. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела.
Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.
17.1. Составление номенклатуры дел
17.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в делопроизводстве аппарата Губернатора и Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края.
Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
17.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
17.1.3. В аппарате Губернатора и Правительства края составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата (Приложение N 10) и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора и Правительства края (далее - сводная номенклатура дел).
Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата, согласовывается с экспертной комиссией аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ЭК), начальником управления по организации работы с документами и заведующим сектором контрольно-аналитической работы и ведомственного архива отдела делопроизводства и архива (далее - сектор контрольно-аналитической работы).
Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в управление по организации работы с документами.
17.1.4. Сводная номенклатура дел составляется управлением по организации работы с документами на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата.
17.1.5. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке Правительства края, согласовывается с ЭК, подписывается заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - управляющим делами Губернатора и Правительства края, заведующим сектором контрольно-аналитической работы и утверждается заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.
Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией управления по организации работы с документами (далее - ЭПМК), управлением по делам архивов Правительства края не реже одного раза в 5 лет, если в течение этого срока не было изменения функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края.
17.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в отделе делопроизводства и архива. Второй - находится в ведомственном архиве. Третий - направляется в краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив края). Четвертый - в виде выписок из соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений аппарата.
17.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
17.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменения функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края.
17.1.9. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений аппарата. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора и Правительства края.
17.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы аппарата Губернатора и Правительства края.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
17.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12.05, где 12 - обозначение структурного подразделения аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата; для переходящих дел индекс сохраняется;
2) в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.