1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также - край).
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), законами края, постановлениями и распоряжениями Губернатора края, Правительства края.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате Губернатора и Правительства края, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее также - управление по организации работы с документами).
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края (далее - структурное подразделение аппарата) возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения аппарата определяет сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, с включением в его должностной регламент следующих основных функций:
прием и учет документов, полученных структурным подразделением аппарата, правильность их регистрации;
передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения аппарата и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
учет и регистрация исходящих из структурного подразделения аппарата документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
контроль за прохождением документов в структурном подразделении аппарата;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурного подразделения аппарата;
контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;
разработка номенклатуры дел структурного подразделения аппарата;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
учет, хранение и списание номерных гербовых бланков;
ежемесячное предоставление информации для обновления электронной версии телефонного справочника Правительства края;
проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение аппарата сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края.
Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения аппарата и в отдел делопроизводства и архива управления по организации работы с документами (далее - отдел делопроизводства и архива).
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке главным управлением информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края, управлением печати и телерадиовещания Правительства края.
1.9. Сотрудники аппарата Губернатора и Правительства края несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.10. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.