Недействующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края

8. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции


8.1. Доставка корреспонденции в адрес аппарата Губернатора и Правительства края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почты и нарочными.

8.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства и архива.

8.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих отметку "лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в отделе делопроизводства и архива, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

Конверты с отметкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.

8.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки производится в целях выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

8.5. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства и архива в соответствии с распределением обязанностей между вице-губернатором края, заместителями Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

8.6. При рассмотрении документов начальник отдела делопроизводства и архива выделяет документы, требующие срочного рассмотрения.

Срочные документы после присвоения им регистрационного номера незамедлительно передаются на рассмотрение.

Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляется в день поступления или на следующий рабочий день.

8.7. Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.

Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива, приведен в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

Документы, не подлежащие регистрации, содержащие сведения для руководства, передаются сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, для дальнейшего их учета.

Корреспонденция на иностранных языках регистрируется только после осуществления перевода.