Недействующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края

20. Печатные, стенографические и копировально-множительные работы


20.1. Печатные работы

20.1.1. В аппарате Губернатора и Правительства края печатаются только материалы служебного характера.

20.1.2. В структурных подразделениях аппарата печатаются проекты актов Губернатора края, Правительства края и приложения к ним, служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений аппарата, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется как лицами, ответственными за ведение делопроизводства, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники.

20.1.3. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ печатаются и оформляются проекты актов Губернатора края, Правительства края и приложения к ним; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края; грамоты, благодарности, приветственные адреса; благодарственные письма Губернатора края; пригласительные билеты; пропуска в здания Правительства края, пропуска для подъезда к зданию Правительства края; поздравительные открытки; визитные карточки; дарственные надписи; различные схемы и др., а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник Правительства края, редактируется его электронная версия для размещения на официальном сайте Правительства Хабаровского края и сетевом ресурсе общего доступа Z:\Телефонный справочник.

Почетные грамоты Губернатора края, благодарности и благодарственные письма на бланках установленного образца изготавливаются только за подписью Губернатора края.

Благодарности за подписью заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края изготавливаются на бланках установленного образца.

Приветственные адреса на бланках установленного образца изготавливаются за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.

Поздравительные открытки изготавливаются в цветном исполнении за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, советников Губернатора края, начальников главных управлений Губернатора и Правительства края.

Визитные карточки (односторонние) изготавливаются в черно-белом и цветном исполнении, в случае необходимости - на двух языках.

20.1.4. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в первую очередь печатаются и оформляются проекты актов Губернатора и Правительства края; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края. Остальные материалы печатаются и оформляются в порядке поступления.

Срочные документы исполняются немедленно. Срочность исполнения документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с заведующим отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ.

Документы, сданные в работу после 17.00 часов (кроме срочных), исполняются, как правило, на следующий день.

20.1.5. Требования к рукописям, сдаваемым в печать

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге стандартного формата А4 или А3, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые.

Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии, имени, отчества автора и номера его служебного телефона сдается заведующему отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ.

Документы в электронном виде принимаются на правку и оформление через сетевой ресурс общего доступа Z:\Управление по организации работы с документами\Отдел электронного оформления документов. Печатание документов под диктовку не производится.

Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника управления по организации работы с документами.

Внесение исправлений, впечатывание текста в подписанный документ не допускается.

20.2. Цифровая аудиозапись и подготовка стенограмм

20.2.1. Управление по организации работы с документами обеспечивает цифровую аудиозапись расширенных заседаний Правительства края, расширенных совещаний Правительства края, мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.

20.2.2. Подготовка списков присутствующих, стенограмм расширенных заседаний Правительства края осуществляется отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение трех недель с даты проведения заседания. Оформленные списки присутствующих и стенограммы расширенных заседаний Правительства края подписываются заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - управляющим делами Губернатора и Правительства края.

20.2.3. Цифровая аудиозапись расширенных заседаний Правительства края, расширенных совещаний Правительства края, мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, подлинники стенограмм расширенных заседаний Правительства края хранятся в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение двух лет, после чего сформированные в дела передаются в ведомственный архив.

20.3. Копировально-множительные работы

20.3.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Губернатора и Правительства края производится централизованно в управлении по организации работы с документами, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата.

20.3.2. В управлении по организации работы с документами копируются служебные материалы и документы по заказам работников аппарата Губернатора и Правительства края.

Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.