14.1. Информация о зарегистрированных документах поступает в автоматизированную базу данных "Контроль исполнения документов" для использования при принятии управленческих решений.
14.2. В целях достижения информационной совместимости регистрационных данных при заполнении регистрационно-контрольной формы в системе электронного документооборота используется следующий состав сведений о документах:
- адресант;
- адресат;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- вид документа;
- дата документа;
- номер документа;
- дата поступления документа;
- входящий номер документа;
- ссылка на исходящий номер и дату документа;
- наименование текста (заголовок);
- индекс дела;
- сведения о переадресации документа;
- количество листов основного документа;
- количество приложений;
- общее количество листов приложений;
- указания по исполнению (резолюция);
- отметка о контроле (должность, фамилия и инициалы исполнителя);
- отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами.
14.3. В целях регистрации и учета документов в аппарате разрабатываются классификаторы (справочники):
- структурных подразделений;
- групп корреспондентов;
- видов документов;
- видов контроля;
- видов доставки документов;
- резолюций (указаний по исполнению);