III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур по предоставлению государственной услуги, требования к порядку их выполнения,
в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
17. Исчерпывающий перечень административных процедур
17.1. Предоставление государственной услуги по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
- регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан;
- направление обращений граждан на рассмотрение;
- рассмотрение обращений граждан;
- личный прием граждан;
- постановка обращений граждан на контроль;
- продление срока рассмотрения обращений граждан;
- оформление ответов на обращения граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения;
- порядок и формы контроля за исполнением рассмотрения обращений граждан.
17.2. Блок-схема поступления и рассмотрения обращения гражданина приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту.
18. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
18.1. Основание для начала административной процедуры - поступление в Правительство края письменного или электронного обращения.
18.2. Все поступившие по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел делопроизводства и архива) и передаются в Управление.
18.3. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму прикладывается конверт.
18.4. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в Управлении, второй приобщается к поступившему обращению. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются в отделение почтовой связи.
18.5. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие документы подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма сотрудником Управления, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Письма в адрес Губернатора и Правительства Хабаровского края нет" с указанием даты и личной подписью должностного лица. Справка приобщается к поступившим документам.
18.6. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в Управлении.
18.7. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу, принимаются специалистами Управления.
18.8. Обращения, поступившие по электронной почте или через официальный информационный интернет-портал Правительства Хабаровского края, принимаются специалистами Управления.
18.9. Результат административной процедуры - передача поступивших обращений специалисту Управления для изучения и аннотирования.
19. Регистрация и аннотирование поступивших обращений
19.1. Основанием для начала процедуры регистрации обращения является передача аннотированного обращения специалисту Управления для регистрации.
19.2. Поступившие обращения аннотируются. Определяется исполнитель в соответствии с компетенцией. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. При этом необходимо, чтобы запись в учетной карточке обосновывала адресность направления письма на рассмотрение. Для повторного письма указывается номер и дата поступления предыдущего обращения.
19.3. Сотрудники Управления производят регистрацию обращений с использованием информационной системы "Контроль за исполнением обращений граждан".