3.1. Формирование и ведение Отраслевого реестра осуществляется ответственным лицом, назначаемым приказом министра образования края.
3.2. Не позднее пяти рабочих дней после подписания сторонами контракта (договора) краевые государственные образовательные учреждения - получатели средств краевого бюджета, являющиеся заказчиком по контракту или покупателем по договору, представляют в министерство образования края информационное письмо по форме, указанной в приложении 3 к настоящему Положению, и контракт (договор) со всеми приложениями к нему на регистрацию.
3.3. Министерство образования края в течение трех рабочих дней после принятия документов вносит в Отраслевой реестр сведения о контракте (договоре) путем записи в журнале учета закупок, присваивает ему реестровый номер и осуществляет на каждом листе текста контракта (договора) и обязательных к нему приложений следующую запись:
- реестровый номер контракта (договора);
- должность, фамилию, отчество, подпись лица, ответственного за ведение Отраслевого реестра;
- дату включения в реестр.
3.4. С целью формирования единого реестра товаров, работ и услуг для государственных нужд края министерство образования Хабаровского края ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, предоставляет Держателю единого реестра сведения:
- о закупках по контрактам (договорам) в виде выписок из журнала учета закупок по государственным контрактам (договорам) в двух экземплярах;
- об исполнении контрактов по форме, указанной в приложении 4 к настоящему Положению;
- о прекращении обязательств по ранее заключенным контрактам (договорам) между сторонами посредством их расторжения или по иным основаниям, предусмотренным действующим законодательством или контрактом, об изменениях (дополнениях), вносимых в контракт (договор) по форме, указанной в приложении 5 к настоящему Положению.
3.5. При получении указанных в п. 3.4 выписок Держатель единого реестра осуществляет необходимые записи в журнале учета закупок Хабаровского края. При этом один экземпляр выписок остается у Держателя единого реестра, второй возвращается в министерство образования края со штампом "Зарегистрировано" и датой регистрации в едином реестре.
3.6. Контракт (договор) после включения его в Отраслевой реестр возвращается представителю получателя средств краевого бюджета, являющегося заказчиком по контракту (получателем по договору), под расписку в журнале учета закупок по государственным контрактам (договорам).
3.7. В случае внесения изменений (дополнений) в контракт (договор) получатель средств краевого бюджета (краевые государственные образовательные учреждения), являющийся заказчиком по контракту (покупателем по договору), в пятидневный срок после подписания сторонами соглашения об изменениях представляет в министерство образования края документы, подтверждающие это:
- сопроводительное письмо с кратким описанием причин внесения изменений (дополнений) в условия контракта (договора);
- дополнительное соглашение, протокол или иной документ о внесении изменений (дополнений) в контракт (договор) со всеми приложениями к нему.
3.8. Министерство образования края в течение пяти рабочих дней после принятия указанных документов вносит соответствующую запись в Отраслевой реестр в графу "Примечание". При внесении изменений (дополнений) в контракт (договор) его реестровый номер не изменяется.
3.9. Краевые государственные образовательные учреждения - получатели средств краевого бюджета обязаны вести реестры закупок, осуществленных без заключения государственных контрактов.
Реестры закупок, осуществленных без заключения государственных контрактов, должны содержать следующие сведения:
краткое наименование закупаемых товаров, работ и услуг;
наименование и местонахождение поставщиков, подрядчиков и исполнителей услуг;
цену и дату закупки.