3.1. Обязанности по заполнению (ведению) паспорта возлагаются приказом руководителя образовательного учреждения на заведующего кабинетом информатики и вычислительной техники.
3.2. Для составления паспорта используются материалы самостоятельно проведенных в образовательном учреждении осмотров, переписей, инвентаризаций, замеров, технических испытаний, экспертиз, а также материалы дополнительно проводимых специализированными службами (сервисный центр по ремонту и обслуживанию школьной компьютерной техники ООО "Фирма 2К", Территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, госпожарнадзор и др.) замеров и экспертиз. В случае отсутствия или недостаточности информации о технических характеристиках, уровнях электромагнитных излучений допускается использование материалов (данных измерений), выполненных на договорных условиях сторонними независимыми организациями.
3.3. Паспорт кабинета информатики и вычислительной техники представляется заведующим кабинетом для плановой проверки и утверждения записей руководителю образовательного учреждения перед началом нового учебного года не позднее 1 сентября. Внеплановая проверка и утверждение записей в паспорте осуществляется руководителем образовательного учреждения в обязательном порядке в следующих случаях:
- при назначении ответственным за ведение паспорта иного лица (увольнение, перевод, перераспределение функций и т.п.);
- после каждой нештатной или аварийной ситуации, угрожавшей жизни, здоровью и безопасности участников образовательного процесса;
- в случае хищений или порчи, вследствие аварий (стихийных бедствий) материальных ценностей кабинета.
3.4. Ведение записей осуществляется аккуратно, разборчивым почерком черной или синей пастой (чернилами, тушью). Использование пасты (чернил, туши) красного и зеленого цвета запрещается.
3.5. Паспорт (том паспорта) представляет собой сшитую (скрепленную) брошюру с пронумерованными страницами, выполненную полиграфическим (печатным способом) и рассчитанную на 5 учебных лет.
Необходимые документы и материалы (акты, справки, схемы, гарантийные талоны и др.) прикладываются к паспорту в качестве приложений и хранятся в отдельной папке.
По истечении пятилетнего срока ведения паспорта текущий том паспорта закрывается и открывается новый том. Закрытый том паспорта в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом от 06.10.2000), подлежит хранению в кабинете до ликвидации кабинета.
3.6. В случае утери, порчи рабочего тома паспорта до истечения нормативного срока его ведения, том подлежит восстановлению, начиная с текущего года. При отсутствии изготовленных полиграфическим (печатным) способом бланков паспортов допускается использование самостоятельно распечатанных бланков в соответствии с утвержденными структурой и содержанием паспорта.
3.7. По требованию правомочных представителей контролирующих органов (п.п. 2.5, 2.6) ответственный за ведение паспорта обязан беспрепятственно предоставить паспорт для внесения необходимых записей и пометок.
3.8. В случае недостатка места при заполнении отдельных разделов паспорта необходимо сделать вкладыши для продолжения записей в соответствующих разделах.