3.3.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление в министерство письменного обращения гражданина в виде почтового отправления, включая сообщения по электронной почте.
3.3.2. Письменное обращение регистрируется в день его поступления должностным лицом структурного подразделения министерства, ответственного за делопроизводство, и направляется министру либо уполномоченному на то лицу.
3.3.3. Письменное обращение с резолюцией министра либо уполномоченного на то лица направляется в структурное подразделение, ответственное за исполнение государственной функции, для подготовки ответа.
3.3.4. Должностное лицо министерства, ответственное за исполнение государственной функции, рассматривает письменное обращение гражданина, определяет информацию о порядке предоставления услуги, необходимую для подготовки ответа. Осуществляет подготовку ответа в пределах своей компетенции в доступной для восприятия гражданином форме, содержание которой максимально полно отражает объем запрашиваемой информации.
3.3.5. В ответе на письменное обращение получателя государственной услуги должностное лицо министерства, ответственное за исполнение государственной функции, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также номер телефона для справок.
3.3.6. Срок подготовки ответа на письменное обращение, включая обращение, полученное с использованием средств электронной почты, не должен превышать 30 дней со дня его регистрации.
3.3.7. Должностное лицо министерства, ответственное за исполнение государственной функции, представляет подготовленный проект письма заявителю в двух экземплярах должностному лицу министерства, ответственному за организацию исполнения государственной функции, для визирования не менее чем за четыре рабочих дня до истечения срока, установленного для его исполнения.
Завизированное письмо направляется на подпись министру либо уполномоченному на то лицу.
3.3.8. После подписи письма министром либо уполномоченным на то лицом должностное лицо структурного подразделения министерства, ответственного за делопроизводство, регистрирует ответ заявителю и не позднее следующего рабочего дня направляет его гражданину.
В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в министерство или одному и тому же должностному лицу министерства. О принятом решении гражданин, направивший обращение, уведомляется в письменной форме.
3.3.9. Конечным результатом исполнения административной процедуры по индивидуальному информированию граждан на основании обращений в письменной форме является полное и качественное индивидуальное информирование в письменной форме граждан по существу письменных обращений.