5.1. Юридическим фактом для начала индивидуального информирования лиц, обратившихся за получением информации в письменной форме, является поступление письменного обращения в министерство.
5.2. Письменное обращение может быть представлено в министерство лично, направлено почтовым отправлением, по факсимильной связи или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС).
5.3. По просьбе лица, обратившегося за получением информации и представившего письменное обращением в министерство лично, на втором экземпляре письменного обращения проставляется отметка о принятии обращения и прилагаемых к нему документов, а также указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица министерства, принявшего письменное обращение, а также дата его приема.
5.4. Письменное обращение регистрируется в течение трех дней с момента поступления в министерство структурным подразделением министерства, ответственным за ведение делопроизводства. После регистрации письменное обращение направляется руководителю министерства для рассмотрения и резолюции.
5.5. Подготовку письменного ответа на письменное обращение осуществляет должностное лицо министерства, ответственное за исполнение государственной функции.
5.6. Должностное лицо министерства, ответственное за исполнение государственной функции, в ходе подготовки письменного ответа.
5.6.1. Изучает содержание письменного обращения и представленные к нему документы.
5.6.2. Устанавливает и анализирует фактические обстоятельства, при необходимости уточняет у лица, обратившегося за получением информации в письменной форме, дополнительную информацию для объективного рассмотрения обращения.
5.6.3. Изучает законодательные и иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения по рассматриваемому вопросу.
5.6.4. Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменного обращения при необходимости с участием лица, обратившегося за получением информации в письменной форме, в том числе с выездом на место.
5.6.5. Принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов лица, обратившегося за получением информации в письменной форме.
5.6.6. Осуществляет подготовку проекта письменного ответа, согласовывает его с должностным лицом министерства, ответственным за организацию исполнения государственной функции. После согласования проект письменного обращения передается на подпись руководителю министерства.
5.7. Ответы на письменные обращения, полученные по почте, направляются почтовым отправлением Ответы на письменные обращения, поступившие в электронном виде, направляются в электронном виде по адресу, указанному в обращении, а также на бумажном носителе по почте.
В ответе на письменное обращение должна содержаться информация о фамилии, имени, отчестве и номере телефона должностного лица министерства, ответственного за исполнение государственной функции, осуществившего подготовку письменного ответа.
5.8. Конечным результатом исполнения административной процедуры по индивидуальному информированию лиц, обратившихся за получением информации в письменной форме, является объективное, полное, своевременное рассмотрение письменных обращений, восстановление или защита нарушенных прав и законных интересов лиц, обратившихся за получением информации в письменной форме.