3.1. Исполнение функции по рассмотрению обращений включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичная обработка письменных обращений и обращений в форме электронного документа;
- регистрация поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений;
- личный прием граждан;
- постановка обращений на контроль;
- продление срока рассмотрения обращений;
- оформление ответа на обращение;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;
- порядок и формы контроля за исполнением рассмотрения обращений.
3.2. Прием и первичная обработка обращений
3.2.1. Все поступившие по почте письменные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел по рассмотрению обращению граждан. (Подпункт изменен Постановлением Администрации города Хабаровска от 16 марта 2015 года N 863 - см. предыдущую редакцию).
3.2.2. При приеме и первичной обработке письменных обращений проверяется правильность их адресования и оформления, правильность доставки, целостность упаковки, наличие указанных вложений, к письму прикладывается конверт. При приеме и первичной обработке обращений в форме электронного документа проверяется правильность их адресования и оформления.
3.2.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе по рассмотрению обращению граждан. (Подпункт изменен Постановлением Администрации города Хабаровска от 16 марта 2015 года N 863 - см. предыдущую редакцию).
3.3. Регистрация поступивших обращений
3.3.1. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в администрацию города. Специалисты отдела по рассмотрению обращению граждан производят регистрацию обращений с использованием компьютерной системы автоматизированного документооборота и делопроизводства «Гран-Док». (Подпункт изменен Постановлением Администрации города Хабаровска от 16 марта 2015 года N 863 - см. предыдущую редакцию).
3.3.2. На каждое поступившее в администрацию города письменное обращение и обращение в форме электронного документа специалистами отдела по рассмотрению обращению граждан оформляется карточка учета согласно приложению N 4 к настоящему порядку. (Абзац изменен Постановлением Администрации города Хабаровска от 16 марта 2015 года N 863 - см. предыдущую редакцию).
При регистрации обращения в карточке учета:
- присваивается регистрационный номер;
- указываются фамилия и инициалы заявителя, его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;
- отмечается вид обращения (от автора, коллективное, письмо). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из правительства Хабаровского края, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу, Законодательной думы Хабаровского края, краевых организаций и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На таких обращениях проставляется штамп «Особый контроль»;
- отмечается льготный состав и социальное положение авторов обращений (кроме коллективных);
- отмечается вид контроля (внутренний, если обращение поступило от заявителей, и внешний, если обращение поступило от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Хабаровского края, Хабаровской городской думы);
- обращение проверяется на повторность;
- указываются вопросы, содержащиеся в обращении. (Пункт изменен Постановлением Администрации города Хабаровска от 30 сенября 2013 года N 3791 - см. предыдущую редакцию).
3.3.3. На обращениях, поступивших в отдел по рассмотрению обращению граждан, проставляется регистрационный штамп:
(Абзац изменен Постановлением Администрации города Хабаровска от 16 марта 2015 года N 863 - см. предыдущую редакцию).