4.1. Первичная обработка и регистрация документов производится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска.
4.2. Необходимость контроля за исполнением правовых актов Мэра города, сроки представления информации о выполнении определяются при подготовке проектов этих документов, о чем указывается в самих документах. Проекты правовых актов Мэра города в обязательном порядке согласовываются с контрольным управлением.
4.3. Документы, указанные в пп. 2.2 настоящего Положения, передаются контрольному управлению для определения необходимости постановки их на контроль и оформления контрольной карточки.
4.3.1. Контрольная карточка в обязательном порядке прилагается к документу, поставленному на контроль.
4.3.2. Должностные лица, указанные первыми в контрольной карточке, являются ответственными исполнителями документа, поставленного па контроль.
4.4. Поставленный на контроль документ не позднее следующего дня с момента поступления возвращается в общий отдел для рассылки вместе с контрольной карточкой ответственному за исполнение. Если ответственных за исполнение документа несколько, то каждый из них должен получить копию рассматриваемого документа и контрольной карточки.
4.5. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в контрольной карте.
4.5.1. Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.
4.6. На распорядительные документы, в которых определены длительные сроки исполнения (более одного месяца), ответственный за исполнение оформляет контрольное дело (паспорт). В дело помещается: копия распорядительного документа, контрольная карточка, план организационных мероприятий по исполнению документа, информации исполнителей и другие материалы, отражающие ход выполнения документа.
4.6.1. Копия плана организационных мероприятий представляется ответственным за исполнение в контрольное управление не позднее 7 дней с момента подписания распорядительного документа Мэром города.
4.7. Исполнители представляют информацию о выполнении контрольного документа, включая поручения, данные Мэром города на совещаниях и объездах, ответственному исполнителю за сутки до указанного срока в контрольной карточке, копию документов представляют в контрольное управление.
4.8. Ответственный за исполнение в сроки, указанные в контрольной карточке, представляет Мэру города и в контрольное управление (копию) информацию и отчётные материалы по исполнению документа (отдельного мероприятия) с предложениями о снятии документа (мероприятия) с контроля или переносе срока его исполнения. В информации об исполнении должны быть отражены: наименование документа; его номер; дата и номер пункта; конкретные результаты работы; сроки исполнения.
Руководитель, не представивший в сроки, указанные в контрольной карточке, отчет об исполнении документа или не выполнивший требование документа, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством
4.9. В случае необходимости продления срока исполнения поручения руководители структурных подразделений представляют ответственному за выполнение поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.
4.9.1. При необходимости продления срока исполнения документа в целом ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения установленного срока представляет Мэру города мотивированную просьбу по этому вопросу и предложения о новом сроке. Копия данного документа представляется в контрольное управление.
4.9.2. Мэр города своим решением в форме резолюции на документе, представленном ответственным исполнителем, или принятием распорядительного акта устанавливает новый срок исполнения документа либо снимает его с контроля. Принятое Мэром города решение доводится контрольным управлением до всех заинтересованных лиц.
4.9.3. Снятие документа с контроля не означает его отмену. Дальнейшая работа и контроль за его исполнением продолжается непосредственно в структурном подразделении.
4.9.4. Отработанные распорядительные документы Губернатора и Правительства Хабаровского края снимаются контрольным управлением с внутреннего контроля и хранятся до получения от Губернатора и Правительства Хабаровского края распорядительного документа об их отмене либо снятии с контроля.
4.9.5. Начальник контрольного управления имеет право принимать решение о продлении срока исполнения отдельных пунктов документа, не выходя в целом за срок исполнения самого документа, или снятии с контроля отдельного пункта документа с отметкой о направлении его в дело.
4.9.6. Датой исполнения документа или отдельного пункта поручения Мэра города об исполнении является дача регистрации поступившего документа в контрольном управлении.