Администрации Хабаровского края

КОМИТЕТ ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПРИКАЗ

от 01 августа 2000 года N 296


Об утверждении порядка учета библиотечных фондов
библиотек общеобразовательных учреждений

__________________________
Утратил силу на основании
Приказа Министерства образования Хабаровского края
от 19 июня 2003 года N 498
__________________________

В связи с необходимостью упорядочения учета и обеспечения сохранности библиотечных фондов (основных и учебников) библиотек общеобразовательных учреждении

приказываю:

1. Утвердить "Порядок учета библиотечных фондов библиотек общеобразовательных учреждений" (приложение 1).

2. Утвердить "Порядок учета библиотечного фонда учебников общеобразовательного учреждения" (приложение 2).

3. Хабаровскому краевому институту переподготовки и повышения квалификации педагогических кадров (Харитонова Н.П.) включить "Порядок учета библиотечных фондов библиотек общеобразовательных учреждений", "Порядок учета библиотечного фонда учебников общеобразовательного учреждения" в сборник документов, регламентирующих деятельность библиотек общеобразовательных учреждений.

4. Руководителям муниципальных органов управления образованием организовать работу по учету фондов (основных и учебников) библиотек общеобразовательных учреждений согласно утвержденным документам.

5. Контроль за выполнением приказа возложить на начальника отдела общего образования комитета общего образования В.А. Антюхову.

     

И.о. председателя комитета
общего образования
И.А. Иванцева

     
Приложение 1
к приказу
Комитета общего образования
администрации Хабаровского края
от 01 августа 2000 года N 296

ПОРЯДОК
учета библиотечных фондов библиотек
общеобразовательных учреждений

1. Основные понятия

В настоящем документе используются следующие понятия:

1.1. Аудиовизуальный документ (АВД) - документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств.

1.2. Библиотечный фонд - упорядоченная совокупность документов, формируемая для хранения и предоставления во временное пользование пользователям (читателям).

1.3. Балансовая стоимость фонда - стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете.

1.4. Выбытие из фонда - движение библиотечного фонда в связи с исключением и списанием документов из библиотеки.

1.5. Годовой комплект - совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда.

1.6. Движение фонда - процесс поступления и выбытия документов, отражаемый в библиотечной учетной документации.

1.7. Документ - материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

1.8. Индивидуальный учет - регистрация в учетной форме (инвентарная книга) каждого экземпляра документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

1.9. Исключение документов из фонда - изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета библиотеки не профильных, ветхих, дефектных, дублетных, устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам.

1.10. Переоценочный коэффициент - утвержденный Правительством Российской Федерации цифровой множитель, применяемый при расчетах стоимости библиотечных фондов.

1.11. Поступление в фонд - пополнение фонда библиотеки в результате централизованного комплектования, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа приобретения документов.

1.12. Проверка фонда - периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, выявления утраченных, а также установления их соответствия учетным документам.

1.13. Рыночная цена - цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий) с учетом экономической ситуации, тенденции спроса и предложения, конкуренции.

1.14. Суммарный учет - регистрация в учетной форме (книга суммарного учета) всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в них изменениях (поступление, состояние, выбытие).

1.15. Учет библиотечного фонда - комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.

1.16. Экземпляр - отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.

2. Общие положения

2.1. Настоящий порядок составлен на основе "Инструкции об учете библиотечного фонда", утвержденной Приказом Министра культуры Российской Федерации от 2 декабря 1998 года N 590 с учетом специфики работы библиотек общеобразовательных учреждений.

2.2. Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда и служит основой для отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

2.3. К ведению учета предъявляются следующие требования:

- полнота и достоверность учетной информации;

- документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда.

2.4. Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку (штемпелевание), регистрацию при поступлении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.

2.5. Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов и нормативных документов по библиотечному делу Российской Федерации и требований настоящего порядка.

2.6. Учет, входящих в библиотечный фонд аудиовизуальных документов (грампластинок, компакт - дисков, фонограмм, диафильмов, компьютерных учебных программ и т.д.), осуществляется в соответствии с данной инструкцией.

2.6.1. Единицами учета фонда микроформ являются: для микрофиш - название и фиша, для микрофильмов - рулон.

2.6.2. Единицами учета фонда электронных изданий являются: дискета и оптический диск (CD - ROM и мультимедиа), а также название. Дискета - приложение не учитывается как отдельный экземпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в издание.

3. Учет поступления документов в библиотечный фонд

3.1. Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их разделения на документы длительного и временного хранения.

3.2. Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков. Инвентарные номера проставляются на титульном листе и на семнадцатой странице текста документа.

3.3. Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.

3.4. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются (штемпелюются) на титульном листе и семнадцатой странице каждого документа. Основные требования к маркировке документов: обозначение принадлежности к конкретному общеобразовательному учреждению, эстетика, долговечность маркировочного знака. Все виды изданий, являющиеся приложением к основному документу, маркируются, на них проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.

3.5. Ответственность за правильную организацию учета библиотечного фонда несет дирекция общеобразовательного учреждения и сотрудники библиотеки в соответствии с должностными обязанностями.

4. Суммарный учет документов

4.1. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, реестр, акт). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема (приложение 4). При обнаружении расхождений в принимаемых партиях с данными сопроводительного документа (приложение 5), а также присланных без заказа ненужных или дефектных документов, организации-поставщику предъявляются претензии в течение одного месяца с момента поступления партии документов.

4.2. Формой суммарного учета является книга суммарного учета, состоящая из трех частей:

- часть 1 - "Поступления в фонд" (приложение 1а);

- часть 2 - "Выбытие из фонда" (приложение 1б);

- часть 3 - "Итоги движения фонда" (приложение 1в).

4.3. Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части "Книги суммарного учета библиотечного фонда" в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и (или) дата сопроводительного документа, количество поступивших документов, на сумму, всего названий, в том числе по видам изданий (книги, журналы, брошюры, учебные компьютерные программы и другие виды документов, по языкам (русский, национальный, иностранный), по содержанию. Обязательно выделяются графы для учета литературоведения, языкознания, детской психологии, художественной и педагогической литературы. Учет других разделов фонда осуществляется библиотекой исходя из структуры фонда и специфики общеобразовательного учреждения.

4.4. Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части "Книги суммарного учета библиотечного фонда" с указанием причин исключения. Для учета и контроля списанных документов вводятся показатели: "Передано", "Продано", "Сдано в макулатуру". Передача документов в кабинеты общеобразовательного учреждения фиксируется распиской получающей стороны. Передача документов другим общеобразовательным учреждениям оформляется актом приемки-передачи. Продаже могут подлежать документы, списанные по дублетности и непрофильности. Документы, переданные в макулатуру, сопровождаются квитанцией о сдаче, прилагаются к акту и передаются в бухгалтерию. Средства, вырученные от продажи документов, а также от сдачи их в макулатуру поступают на расчетный счет учреждения и используются для пополнения фонда библиотеки.

4.5. Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

4.6. Набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях "Книги суммарного учета библиотечного фонда".

4.7. Отражение периодических изданий в "Книге суммарного учета библиотечного фонда" осуществляется на основании акта, составляемого библиотекой по итогам завершения подписки (за год, полугодие, квартал).

5. Индивидуальный учет документов

5.1. Индивидуальный учет каждого экземпляра документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера. Инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

5.2. Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга) и карточная (карточка алфавитного каталога, картотеки учета периодических изданий).

5.3. Требования к книжной форме индивидуального учета:

- инвентарная книга (приложение 2) в обязательном порядке содержит следующие показатели: дата записи, номер записи в "Книге суммарного учета библиотечного фонда", инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке фонда, номер акта выбытия. В графе "Примечание" указывается наличие и вид приложения к основному документу, особенности издания, исправленные ошибки;

- инвентарная книга должна быть пронумерована по страницам и заверена директором общеобразовательного учреждения. После заполнения инвентарной книги на последней странице проставляются порядковые инвентарные номера вписанных документов (от - до) и ставится подпись заведующей библиотекой;

- документы временного хранения в инвентарную книгу не вносятся;

- записи в инвентарной книге делаются разборчиво. Исправленные ошибки фиксируются в графе "Примечания" и заверяются руководителем общеобразовательного учреждения;

- переинвентаризация библиотечного фонда или переписка (восстановление) инвентарных книг допускаются только при чрезвычайных обстоятельствах по письменному приказу руководителя общеобразовательного учреждения.

5.4. Требования к карточной форме индивидуального учета:

- карточка алфавитного каталога содержит следующие данные: полное библиографическое описание документа, цена на момент приобретения, инвентарный номер (указывается в правом верхнем углу оборотной стороны);

- на одной карточке указываются инвентарные номера всех экземпляров одного издания документа;

- при выбытии документа из фонда библиотеки карточка алфавитного каталога уничтожается. При экземплярности документа инвентарный номер списанного документа вычеркивается;

- карточка на фонд временного хранения включается в алфавитный каталог и исключается из него по истечении срока хранения;

- карточка картотеки учета периодических изданий содержит следующие данные: почтовый индекс издания, название, периодичность, номер и дату поступления в библиотеку;

- карточка оформляется на каждый год подписки и уничтожается с истечением срока хранения периодических изданий.

6. Учет выбытия документов из библиотечного фонда

6.1. Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении (приложения 6, 7) и отражается в "Книге суммарного учета" и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата. При списании по причине утраты указать конкретные обстоятельства утраты: пропажа из фонда открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача).

6.2. К акту прилагается список документов, подлежащих исключению.

6.3. Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, при открытом доступе к фонду, утверждаются на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату (протокол, акт, заключение и т.д.).

6.4. Документы, принятые от пользователей (читателей) взамен утерянных, фиксируются в "Тетради учета документов, принятых от пользователей (читателей) взамен утерянных" (приложение 4). На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие (приложение 8), которые регистрируются в соответствующих частях "Книги суммарного учета библиотечного фонда".

Прием денег от пользователей (читателей) взамен утерянных документов осуществляется бухгалтерией, где составляется приходный ордер и выдается квитанция.

6.5. Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности фондов, которая состоит из трех человек: заместителя директора, бухгалтера и заведующей библиотекой. Завизированные акты утверждаются директором общеобразовательного учреждения.

6.6. Документы, исключаемые как непрофильные и дублетные, могут быть безвозмездно переданы в порядке книгообмена в библиотеки других общеобразовательных учреждений по акту приемки-передачи (приложение 9).