4. Контролирование учета документов с пометкой "ДСП"
4.1. Проверка документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом должностного лица, согласно п/пункту 2.4 настоящего Положения.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "ДСП", проверка наличия документов может проводится не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
4.2. О фактах утраты документов, изданий и дел с пометкой "ДСП" или разглашения таких документов ставится в известность соответствующее должностное лицо, согласно п/пункту 2.4 настоящего Положения, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт (по стандартным учетным формам), на основании которого делаются соответствующие отметки в стандартных учетных формах.
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.