3. Порядок учета и обращения с документами
с пометкой "ДСП"
3.1. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "ДСП" осуществляется сотрудником канцелярии организации или сотрудником, которому поручен прием и учет несекретной документации. В обоих случаях такой сотрудник назначается приказом руководителя организации.
При смене сотрудника, ответственного за учет документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается должностным лицом или его заместителем, согласно п/пункту 2.4 настоящего Положения.
3.2. Документы с пометкой "ДСП" учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. Однако, при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В таком случае к регистрационному индексу (номеру) документа в журналах учета добавляется пометка - "ДСП". Хранятся документы с пометкой "ДСП" в сейфах или металлических шкафах.
3.3. Пометка "ДСП" и номер экземпляра документа проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (приложения), на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам (приложениям).
На сопроводительном письме указываются: наименование приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них.
3.4. Документы с пометкой "ДСП" разрешается печатать как в машинописном бюро, так и на рабочем месте сотрудника организации, соблюдая при этом следующие требования:
- на обороте последнего листа каждого экземпляра документа (между центром и концом листа, ближе к левому краю) указываются по порядку в каждой отдельной строке: количество отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилия исполнителя, фамилия сотрудника, отпечатавшего документ, номер телефона исполнителя и дата печатания документа;
- отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы вместе с черновиками и вариантами (если таковые имеются) передаются для учета сотруднику организации, осуществляющему их учет и хранение;
- черновики и варианты отпечатанного документа уничтожаются этим сотрудником с отражением факта уничтожения или факта отсутствия черновиков и вариантов в стандартных учетных формах несекретной документации.
3.5. Обработка служебной информации (ввод, накопление, хранение, преобразование, вывод, отображение, прием и передача) техническими средствами (средства вычислительной техники, средства связи, средства изготовления и размножения документов и т.д.) допускается только после проведения специальной проверки по выявлению возможно внедренных в эти средства устройств съема (ретрансляции) или разрушения информации, а также проверки уровня побочных электромагнитных излучений и проведения других необходимых специсследований.
По результатам проверки на техническое средство выдается соответствующий сертификат.
Запрещается использование на технических средствах, обрабатывающих служебную информацию, несертифицированных аппаратно-программных и иных средств защиты информации.
3.6. Документы с пометкой "ДСП" передаются сотрудникам внутри
одного структурного подразделения организации под роспись, согласно типовой форме учета (см. приложение 2). Запрещается непосредственно передавать документы и дела с пометкой "ДСП" от одного сотрудника другому.
3.7. Документы с пометкой "ДСП" во время работы располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, не имеющих к ним прямого отношения. Запрещается такие документы оставлять на рабочих столах (местах) и хранить вне сейфа или металлического шкафа.
3.8. Документы с пометкой "ДСП" копируются (размножаются) только с письменного разрешения соответствующего должностного лица или его заместителя, согласно п/пункту 2.4 настоящего Положения. Типовая форма бланка-заказа на копирование (размножение) документа приведена в приложении 3. Бланк-заказ оформляется в двух экземплярах: один хранится у сотрудника, осуществляющего учет и хранение документов с пометкой "ДСП", другой - у сотрудника, отвечающего за использование множительной техники. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
Копирование (размножение) документов с пометкой "ДСП" для сторонних организаций производится только при наличии от них обоснованного (мотивированного) письма, регистрационный номер которого указывается в бланке-заказе в соответствующей графе. Копия письма прилагается к бланку-заказу.
3.9. Документы с пометкой "ДСП" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут доставляться нарочными с отражением факта доставки (передачи) в реестр, согласно стандартных форм учетной документации несекретного делопроизводства.
3.10. При необходимости направления документов с пометкой "ДСП" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и должностным лицом или его заместителем, согласно п/пункту 2.4 настоящего Положения.
3.11. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".
3.12. Уничтожение дел, документов с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту стандартных учетных форм. В стандартных учетных формах об этом делается пометка со ссылкой на соответствующий акт.
3.13. При снятии пометки "ДСП" на документах или делах, а также в стандартных учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.