3. Подготовка и оформление документов администрации города
3.1. Протокол заседания коллегии при Мэре города
3.1.1. Протокол заседания коллегии (далее - протокол) оформляется общим отделом (приложение N 6).
Протокол должен быть подготовлен и представлен на подпись председателю коллегии (или его заместителю) не позднее чем через 3 дня со дня заседания.
3.1.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется следующим образом:
Председатель:
Присутствовали - список членов коллегии, присутствующих на заседании, в алфавитном порядке.
Приглашенные - если более 20 человек, прилагаются отдельным списком.
Повестка заседания:
Докладчики по каждому пункту повестки заседания.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Допускается краткая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
3.1.3. Протокол подписывается председателем коллегии (или его заместителем). Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
3.1.4. Протоколы печатаются на специальном бланке протокола формата А-4, имеют следующие реквизиты:
наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);
вид заседания, совещания;
дата и номер протокола.
Дата, оформленная цифровым способом, и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.
Подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.