5.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию г. Хабаровска корреспонденции производятся в централизованном порядке общим отделом. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
На корреспонденции, поступившей в общий отдел после 15.00 часов, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением личной корреспонденции, вскрываются. При обнаружении повреждения конверты (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе, второй направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
5.2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 10.
5.2.3. Регистрация поступивших документов, адресованных мэру города, его заместителям (за исключением письменных обращений граждан), производится в общем отделе с вводом информации о них в компьютерную базу данных. На зарегистрированных документах в нижней части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.
При регистрации поступившего документа в компьютерную базу данных в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе.
Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет (ЭК).
5.2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется общим отделом в соответствии с распределением обязанностей между мэром и его заместителями.
5.2.5. Документы, поступившие непосредственно мэру города, его заместителям (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в общий отдел.
5.2.6. Документы, поступающие по факсимильной связи, регистрируются общим отделом в журнале регистрации факсимильной информации.
5.2.7. Документы, поступающие по электронной почте, регистрируются отделом компьютерно-информационного обеспечения, передаются на бумажном носителе в общий отдел, где также регистрируются и передаются адресату.
5.2.8. Передача зарегистрированного документа от мэра города и его заместителей структурным подразделениям производится через общий отдел.
Документы, поступившие в адрес структурных подразделений, общим отделом не регистрируются.
5.2.9. Требования к регистрации документов при организации поиска по ним изложены в разделе 6 настоящей Инструкции.