9.1. Документы постоянного хранения структурных подразделений, включенные в сводную номенклатуру дел администрации города и в перечень документов постоянного хранения, подлежащие передаче на государственное хранение, передаются по истечении 5 лет общим отделом в госархив Хабаровского края после проведения экспертизы ценности документов, а документы постоянного хранения, включенные в сводную номенклатуру дел, не подлежащие передаче на государственное хранение, хранятся по месту их формирования (в структурном подразделении).
9.2. Документы постоянного хранения структурных подразделений администрации города, являющиеся источниками комплектования госархива Хабаровского края и подлежащие передаче на государственное хранение, передаются по истечении 5 лет ответственными за делопроизводство и архив либо заведующим архивом в госархив Хабаровского края после проведения экспертизы ценности документов, а документы постоянного хранения, не подлежащие передаче на государственное хранение, хранятся по месту их формирования либо в архивах структурных подразделений.
9.3. Экспертиза ценности документов.
9.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
9.3.2. Для организации и оказания методической помощи в вопросе проведения экспертизы ценности документов в администрации г. Хабаровска создается ЦЭК.
9.3.3. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением, утвержденным заместителем мэра - управляющим делами администрации г. Хабаровска.
9.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.
9.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в госархив Хабаровского края; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
9.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел структурных подразделений администрации г. Хабаровска путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК администрации города.
9.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
9.3.8. В структурном подразделении администрации города, являющемся источником комплектования госархива, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы передаются в госархив Хабаровского края.
9.3.9. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 13) и представляются в госархив Хабаровского края через 5 лет после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК и утверждается руководителем структурного подразделения.
9.3.10. На документы постоянного хранения структурных подразделений, не являющихся источником комплектования госархива, описи дел составляются ежегодно общим отделом управления делами, по которым они передаются в госархив Хабаровского края.
9.3.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 14) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК структурного подразделения и ЦЭК администрации города.
9.4. Подготовка и передача документов в архив.
9.4.1. В архив структурного подразделения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Их передача производится только по описям дел. (Дела по личному составу передаются в архивный отдел управления делами в соответствии с Положением об архивном отделе.)
9.4.2. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному руководителем.
9.4.3. В период подготовки дел к передаче в архив структурного подразделения сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
9.4.4. Прием каждого дела производится заведующим архивом структурного подразделения в присутствии работника, передающего документы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
9.4.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их правопреемнику, в случае его отсутствия документы постоянного хранения - в госархив Хабаровского края, по личному составу и документы временного хранения - в архивный отдел управления делами. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.