4. Правила оформления документов
4.1. Бланки документов
4.1.1. Документы администрации города и Мэра города оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Постановления, распоряжения, письма Мэра города и структурных подразделений администрации города оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и настоящей Инструкцией.
Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
4.1.2. В администрации г. Хабаровска применяются следующие бланки:
бланки постановления и распоряжения мэра города с продольным расположением реквизитов;
бланк письма администрации города Хабаровска формата А4 с угловым расположением реквизитов;
общий бланк администрации города с угловым расположением реквизитов.
4.1.3. Бланки с воспроизведением герба Хабаровского края и герба города Хабаровска изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам управления делами администрации г. Хабаровска.
4.1.4. Бланки документов используются строго по назначению, выдаются структурным подразделениям общим отделом. В переписке между руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска гербовые бланки документов не используются.
4.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки организационно-распорядительных документов
4.2.1. Заголовок к тексту документа (см. п. 2.15 настоящей Инструкции).
4.2.2. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 мая 2003 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.05.2003).
4.2.3. Подпись документа
Документы, направляемые первым должностным лицам в вышестоящие органы, подписываются Мэром города Хабаровска или, по его поручению, Вице-Мэром г. Хабаровска.
Документы, направляемые другим организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются Мэром г. Хабаровска, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
4.2.4. Адресование документа