1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в аппарате администрации города Хабаровска.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. N 2508, Государственным стандартом "ГОСТ Р 6.30-2003", законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Мэра города.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате администрации г. Хабаровска, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляются общим отделом управления делами администрации города (далее именуется - общий отдел).
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения своим приказом либо письменным распоряжением назначает сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, на которого возлагаются следующие основные функции:
прием и учет документов, полученных подразделением, правильность их регистрации;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
контроль за прохождением документов в подразделении;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
разработка номенклатуры дел подразделения;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства администрации г. Хабаровска.
Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в общий отдел.
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке пресс-службой администрации города.
1.9. Сотрудники администрации г. Хабаровска несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.10. Работа с секретными документами и документами для служебного пользования осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.