8.1. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и муниципальным правовым актом.
8.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
- по обращениям граждан - в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан».
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (контрольной карточке).
8.3. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях. В этом случае руководители структурных подразделений представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
8.4. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8.5. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель структурного подразделения или по его поручению другой ответственный работник. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении и направлении в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Контроль за исполнением документов в администрации города и ее структурных подразделениях, как правило, должен осуществляться с помощью автоматизированной системы контроля.
8.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
8.7. Специалист общего отдела, ответственный за непосредственный контроль за исполнением документов, 2 раза в месяц готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, к аппаратному совещанию Мэра города.
Контроль за прохождением и исполнением жалоб граждан осуществляется отделом по рассмотрению обращений граждан администрации города. (Абзац изменен Распоряжением Администрации города Хабаровска от 24 марта 2015 года N 189-р - см. предыдущую редакцию).
Сводку об исполнении документов в администрации города составляют: контрольное управление администрации города, отдел по рассмотрению обращений граждан - ежемесячно, общий отдел управления Делами - 2 раза в месяц. (Абзац изменен Распоряжением Администрации города Хабаровска от 24 марта 2015 года N 189-р - см. предыдущую редакцию).
Отметка «В дело» свидетельствует о том, что работа с документом закончена. (Пункт изменен Распоряжением Администрации города Хабаровска от 28 июня 2011 года N 205-р - см. предыдущую редакцию).
8.8. Ответственный за исполнение имеет право принимать решение о продлении срока исполнения отдельных пунктов документа, не выходя за срок исполнения документа. (Пункт дополнительно включен Распоряжением Администрации города Хабаровска от 1 февраля 2013 года N 26-р).
8.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения документа представляет Мэру города мотивированную просьбу с указанием нового срока исполнения, копию с резолюцией Мэра города о продлении представляет в соответствующую контролирующую структуру. (Пункт дополнительно включен Распоряжением Администрации города Хабаровска от 1 февраля 2013 года N 26-р).