Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив структурным подразделением в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование дел, оформление, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.
9.1. Составление номенклатуры дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации г. Хабаровска, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации г. Хабаровска, их виды, состав и содержание.
9.1.3. В администрации г. Хабаровска составляются номенклатуры дел структурных подразделений, сводная номенклатура дел администрации города и перечень документов постоянного хранения на основе номенклатур дел структурных подразделений, не являющихся источником комплектования госархива Хабаровского края.
Номенклатуры дел структурных подразделений составляются отделом (лицом), ответственным за ведение делопроизводства, подписываются руководителем подразделения и представляются в общий отдел (приложение N 18).
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел.
9.1.4. Сводная номенклатура дел подписывается специалистом общего отдела, отвечающим за архив, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) администрации города и научно-экспертной методической комиссией (далее - НЭМС) госархива Хабаровского края и утверждается заместителем Мэра города - управляющим Делами администрации города. Согласовывается номенклатура дел с госархивом Хабаровского края не реже одного раза в 5 лет.
9.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
9.1.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации города.
9.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города.
9.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дел употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.), например:
Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Законодательной Думой Хабаровского края по вопросам...
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: