6.1. Организация документооборота
6.1.1. Движение документов в администрации г. Хабаровска с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и органах и должностными инструкциями их работников.
6.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
6.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию г. Хабаровска корреспонденции производятся в централизованном порядке общим отделом. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
На корреспонденции, поступившей в общий отдел после 15.00, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением личной корреспонденции, вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе, второй направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
6.2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 17.
6.2.3. Регистрация документов осуществляется путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку системы «Гран-Док» и иных систем. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность.
Регистрация поступивших документов, адресованных Мэру города, его заместителям (за исключением письменных обращений граждан), производится в общем отделе с вводом информации о них в компьютерную базу данных. На зарегистрированных документах в нижней части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.
При регистрации поступившего документа в компьютерной базе данных в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе.
Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.
6.2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется общим отделом в соответствии с распределением обязанностей между Мэром города и его заместителями.
6.2.5. Документы, поступившие непосредственно Мэру города, его заместителям (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в общий отдел.
6.2.6. Документы, поступающие по факсимильной связи, регистрируются общим отделом в журнале регистрации факсимильной информации.
6.2.7. Документы, поступающие по электронной почте, регистрируются в общем отделе, после чего передаются адресатам. (Подпункт изменен Распоряжением Администрации города Хабаровска от 27 января 2011 года N 26-р - см. предыдущую редакцию).
6.2.8. Передача зарегистрированного документа от Мэра города и его заместителей структурным подразделениям производится через общий отдел.
Документы, поступившие в адрес структурных подразделений, общим отделом не регистрируются.
6.3. Порядок прохождения и исполнения документов изложен в Регламенте администрации г. Хабаровска.
6.4. Организация доставки документов
6.4.1. Доставка обработанной в общем отделе корреспонденции в Правительство Хабаровского края, Законодательную Думу Хабаровского края осуществляется как нарочно, так и средствами почтовой и электрической связи.
6.4.2. По каналам электрической связи отправляются: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
6.4.3. Документы для отправки передаются в общий отдел с указанием почтового адреса или листом рассылки. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.
Ответы по обращениям граждан для отправки передаются в отдел по рассмотрению обращений граждан управления Делами администрации г. Хабаровска. Ответы на обращения граждан, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться не позднее 30 дней с момента регистрации обращений и не позднее следующего рабочего дня после подписания ответа заявителю. (Абзац дополнительно включен Распоряжением Администрации города Хабаровска от 28 января 2013 года N 19-р, изменен Распоряжением Администрации города Хабаровска от 24 марта 2015 года N 189-р - см. предыдущую редакцию).
6.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
6.5.1. Электронные сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.
6.5.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: