7.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения:
7.1.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
7.1.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется, но делается отметка в регистрационной карте.
7.1.3. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора края, постановления Правительства края, постановления и распоряжения Мэра города, служебная переписка, обращения граждан и т. д.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, например: 1-24/18, где 1 - 24 - индекс дела по номенклатуре дел, 18 - порядковый регистрационный номер.
Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года.
Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа, например: 1-24/18-К. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
7.1.4. Документы регистрируются в электронных карточках, журналах.
7.1.5. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами.
7.2. Организация поисковой системы по документам
7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.
7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники, например справочные картотеки (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
7.2.3. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.