4.1. Требования к изготовлению документов с помощью печатающих устройств
4.1.1. Документы могут изготавливаться при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты органа местного самоуправления, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).
4.1.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman, размеры N 12 (для оформления табличных материалов), 13 - 15 с установкой межстрочных интервалов: «точно», «одинарный», «полуторный».
4.1.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются в режиме «одинарный» для ПЭВМ, на бланках формата А5 - в режиме «точно 12 пт» для ПЭВМ. Тексты докладов и документов, подготавливаемых к печатному изданию, допускается печатать в режиме «полуторный» для ПЭВМ.
4.1.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются в режиме «точно 12 пт» для ПЭВМ. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга в режиме «одинарный» для ПЭВМ. Например:
СОГЛАСОВАНО: | |||
1,5 | |||
Начальник | точно 12 пт | ||
управления образования | |||
администрации города | подпись | О.Я. Тен | |
дата | |||
4.1.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.
4.1.6. Название вида документа печатается прописными буквами.
4.1.7. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля.
Например:
Директор финансового | ||
департамента | подпись | В.Е. Соколов |
4.1.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4.1.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:
- от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ;
- после 1,5 см - для начала абзаца в тексте;
- после 9 - 10 см - для реквизита «Адресат»;
- после 10 - 11 - для реквизита «Гриф утверждения документа»;
- до границы правого поля - для расшифровки подписи в реквизите «подпись».
4.1.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - в режиме «точно 12 пт».
4.1.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд после 10 - 11 см от границы левого поля.
4.2. Машинописные работы
4.2.1. В машинописном бюро администрации города печатаются только материалы служебного характера.
4.2.2. В машинописном бюро в первую очередь печатаются проекты постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города, материалы к заседаниям коллегии при Мэре города, совещаниям у Мэра или его заместителей, проекты писем за подписью Мэра города, Вице-Мэра города, первого заместителя Мэра города, заместителей Мэра города, грамоты, благодарности, приветственные адреса, благодарственные письма Мэра города, пригласительные билеты, поздравительные открытки, различные схемы и др., а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник администрации города, готовится его электронная версия для размещения на сервере. Остальные материалы печатаются в порядке поступления. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется начальником общего отдела и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. Документы, сданные в работу после 17.00, печатаются, как правило, на следующий день.
4.2.3. Поздравительные открытки изготавливаются в цвете за подписью Мэра города, Вице-Мэра, первого заместителя Мэра, заместителей Мэра города.
4.2.4. Требования к рукописям, сдаваемым в печать.