48. Сотрудники общего отдела производят регистрацию обращений с использованием информационной системы «Дело».
49. При регистрации обращений:
- письму присваивается регистрационный номер;
- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов. Образец учетной карточки письма прилагается (приложение N 4 к Административному регламенту);
- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу, Законодательной Думы края, прокуратуры края и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп «Особый контроль». В случае если в поручении указан конкретный срок рассмотрения обращения, проставляется штамп «Контроль»;
- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (кроме коллективных обращений);
- в случае наличия в обращении сведений о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, в первоочередном порядке о данном факте информируется руководитель подразделения, который информирует о данном факте министра здравоохранения Хабаровского края, который, в свою очередь, принимает решение о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
- письмо проверяется на повторность;
- проставляется шифр тематического классификатора в соответствии с вопросами, содержащимися в обращении. Если в письме ставится ряд вопросов, то по каждому из них проставляется соответствующий шифр.
Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3-х дней с момента поступления в министерство здравоохранения Хабаровского края.
50. На поступившие в министерство здравоохранения Хабаровского края обращения заполняется регистрационная карточка с порядковым номером, датой регистрации.
51. Поступившие обращения аннотируются. Определяется исполнитель в соответствии с компетенцией. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. При этом необходимо, чтобы запись в регистрационной карточке обосновывала адресность направления письма на рассмотрение. Для повторного письма указывается номер и дата поступления предыдущего обращения.
52. Письма на иностранных языках подлежат регистрации в первоочередном порядке и немедленно направляются для перевода в управление международных связей и государственного протокола Губернатора и Правительства края. (Пункт изменен Приказом Министерства здравоохранения Хабаровского края от 14 июля 2008 года N 265 - см. предыдущую редакцию).