Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
41. Все поступившие по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел министерства здравоохранения Хабаровского края.
42. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму прикладывается конверт.
43. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в общем отделе, второй приобщается к поступившему обращению. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту.
44. Поступившие документы (медицинские карты, выписки из медицинских карт, рецепты и другие документы подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма сотрудником общего отдела, принимающим почту, составляется справка с текстом: «Письма в адрес министра здравоохранения Хабаровского края нет» с указанием даты и личной подписью должностного лица. Справка приобщается к поступившим документам.
45. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в общем отделе.
46. Обращения, поступившие на имя сотрудников министерства с пометкой «лично», не вскрываются и передаются адресату.
47. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу, принимаются специалистами общего отдела.