104. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
105. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет общий отдел министерства здравоохранения края.
106. Справки по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются начальником общего отдела. Справки предоставляются при личном обращении или посредством справочного телефона.
107. Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в структурное подразделение министерства либо в иной орган исполнительной власти по принадлежности;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
108. Телефонные звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 17.00.
109. При получении запроса по телефону работник общего отдела:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время, к назначенному сроку работник подготавливает ответ.
110. Во время разговора работник должен произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
111. Начальник общего отдела регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их министру, заместителю министра - начальнику управления кадровой политики, информационно-аналитической работы и контроля министерства здравоохранения Хабаровского края.
112. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.