4.1. Систему качества оформляют в виде комплекта документов (руководств, положений, инструкций, методик и тому подобное), в которых устанавливают требования к системе качества учреждений в целом и к ее составным частям.
Степень документационного обеспечения системы качества различных учреждений может отличаться в зависимости от:
размера и предназначения учреждения, характера и объема предоставляемых услуг, категорий обслуживаемого населения;
сложности процесса по предоставлению услуг;
компетентности персонала учреждения.
4.2. Документация системы качества оформляется как составная часть всей документации учреждения и утверждается в установленном порядке.
4.3. Руководитель учреждения несет полную ответственность за политику в области качества, представляющую собой задачи, основные направления и цели учреждения в области качества. Он должен обеспечить разъяснение и доведение этой политики до всего персонала учреждения, четко определить полномочия, ответственность и порядок взаимодействия всего персонала учреждения, осуществляющего руководство, исполнение услуг и контроль деятельности, влияющей на качество услуг.
4.4. Документация системы качества учреждения должна постоянно поддерживаться в рабочем состоянии; устаревшая документация должна своевременно заменяться новой.