7.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку системы «Делопроизводство».
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора края, постановления и распоряжения Правительства края, приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края по основной деятельности, личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
7.2. Регистрация поступивших документов производится централизованно в отделе делопроизводства и архива.
7.3. На зарегистрированных документах в правой части нижнего поля первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера.
Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с деловыми письмами.
На корреспонденции, поступившей в отдел делопроизводства и архива после 15.00 часов, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
7.4. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения аппарата в другое производится через отдел делопроизводства и архива.
7.5. Документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение аппарата и не зарегистрированные в отделе делопроизводства и архива, должны быть в обязательном порядке направлены в отдел делопроизводства и архива для регистрации.
7.6. Документы, поступившие в структурное подразделение аппарата на исполнение из отдела делопроизводства и архива, повторно в подразделении не регистрируются.
7.7. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства и архива в соответствии с распределением обязанностей между вице-губернатором края, заместителями Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.
7.8. Документы, зарегистрированные отделом делопроизводства и архива, в день их поступления передаются на рассмотрение руководства.
Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства и архива для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в регистрационную карту.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется основному исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям направляются копии документа.
Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию основного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.