Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в отделе делопроизводства и архива в день их утверждения или подписания.
Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.
Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то последний передается на регистрацию вместе с подготовленным ответным документом.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в отделе делопроизводства и архива.
Документы для отправки передаются в отдел делопроизводства и архива полностью оформленными, с указанием почтового адреса. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку (в двух экземплярах) и представляет необходимое количество экземпляров документа.
После присвоения документу регистрационного номера первый экземпляр документа поступает на отправку, а второй с визами и приложениями формируется в дело в отделе делопроизводства и архива.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена ранее разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.