Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству края.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.
12.1. Составление номенклатуры дел
12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в аппарате Губернатора и Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел включаются все документы аппарата Губернатора и Правительства края, распределенные в дела. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
12.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
12.1.3. В аппарате Губернатора и Правительства края составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата (приложение № 9) и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора и Правительства края (далее - сводная номенклатура дел).
Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется отделом (лицом), ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата, согласовывается с экспертной комиссией аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ЭК), начальником управления по организации работы с документами и заведующим сектором контрольно-аналитической работы. (Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года № 261-р - см. предыдущую редакцию).
Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление по организации работы с документами.
12.1.4. Сводная номенклатура дел составляется управлением по организации работы с документами на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата.
12.1.5. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке Правительства края, согласовывается с ЭК, подписывается начальником управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края и утверждается заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края. (Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года № 261-р - см. предыдущую редакцию).
Сводная номенклатура дел согласовывается экспертно-проверочной методической комиссией управления (далее - ЭПМК) с управлением по делам архивов Правительства края не реже одного раза в 5 лет, если в течение этого срока не было изменения функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края. (Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года № 261-р - см. предыдущую редакцию).
12.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в отделе делопроизводства и архива. Второй - находится в ведомственном архиве. Третий - направляется в государственный архив края. Четвертый - в виде выписок из соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений аппарата.
12.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
12.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края.
12.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений аппарата. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора и Правительства края.
12.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы аппарата Губернатора и Правительства края.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
12.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); название структурного подразделения аппарата; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.), например: