9.1. Движение документов в аппарате Губернатора и Правительства края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
9.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях аппарата и должностными инструкциями их работников.
9.3. Организация доставки документов
9.3.1. Доставка обработанной в отделе делопроизводства и архива корреспонденции в структурные подразделения аппарата, министерства края, иные органы исполнительной власти края осуществляется как непосредственно уполномоченными сотрудниками этих подразделений, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
9.3.2. По каналам электрической связи отправляются: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронная почта.
9.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
9.4.1. Сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
9.4.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5-ти листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения аппарата;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования».
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата, осуществляется их руководителями.
9.5. Учет количества документов
9.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) производится в отделе делопроизводства и архива.
Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству.
9.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
9.6. Работа исполнителей с документами
9.6.1. Руководители структурных подразделений аппарата обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
9.6.2. При рассмотрении документов начальник отдела делопроизводства и архива выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы после присвоения им регистрационного номера немедленно передаются на исполнение.
9.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителям Правительства края или руководителям структурных подразделений аппарата, подготовку к пересылке адресату.
9.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
9.6.5. При наличии основного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).
Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.