13.1. Документы Правительства края являются краевой собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на хранение в государственный архив края.
13.1.1. Для хранения документов Правительства края постоянного, временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) срока хранения, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче в государственный архив края в аппарате Губернатора и Правительства края создается ведомственный архив. (Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года № 261-р -см. предыдущую редакцию).
Оформление дел, передаваемых в ведомственный архив, производится сотрудниками структурных подразделений аппарата, ответственными за делопроизводство, или другими сотрудниками, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем сотрудника сектора контрольно-аналитической работы.
Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив включает работу сотрудников структурных подразделений аппарата по экспертизе ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, исторических справок и актов о выделении документов к уничтожению.
13.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК.
13.1.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.
13.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях аппарата лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.
13.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив;
- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях аппарата;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
13.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
13.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению. (Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года № 261-р -см. предыдущую редакцию).
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. (Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года № 261-р -см. предыдущую редакцию).
13.1.8. В каждом структурном подразделении аппарата описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата Губернатора и Правительства края, которую готовит сектор контрольно-аналитической работы и по которой он сдает дела в государственный архив края.
13.1.9. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются в двух экземплярах по установленной форме (приложение № 11) и представляются в ведомственный архив через два года после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления по организации работы с документами и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года № 261-р -см. предыдущую редакцию).
13.1.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении дел к уничтожению (приложение № 12) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные акты утверждаются начальником управления по организации работы с документами только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения. После этого ведомственный архив имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года № 261-р -см. предыдущую редакцию).
13.1.11. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего аппарата Губернатора и Правительства края.
13.2. Подготовка и передача документов в ведомственный архив
13.2.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении аппарата. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года № 261-р -см. предыдущую редакцию).
13.2.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях аппарата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
13.2.3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства и архива, согласованному с руководителями структурных подразделений аппарата и утвержденному приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.
13.2.4. В период подготовки структурным подразделением аппарата дел к передаче в ведомственный архив сотрудником сектора контрольно-аналитической работы предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения аппарата обязаны устранить.
13.2.5. Прием каждого дела производится сотрудником сектора контрольно-аналитической работы в присутствии работника структурного подразделения аппарата. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи проставляются: количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника сектора контрольно-аналитической работы, принявшего дела, и лица, передавшего дела.
13.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения аппарата лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении аппарата, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в ведомственный архив независимо от сроков их хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата.