10.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.
10.2. В целях достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами.
10.3. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
Например, справочные картотеки (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные и другие в зависимости от задач поиска информации.
10.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.