Недействующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (Утратило силу на основании Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 04 мая 2012 года N 212-р)

10. Организация поисковой системы по документам


10.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.

10.2. В целях достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами.

10.3. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

Например, справочные картотеки (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные и другие в зависимости от задач поиска информации.

10.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.