ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 11 августа 2006 года N 491-р

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате
Губернатора и Правительства Хабаровского края

(с изменениями на 4 февраля 2010 года)

_________________________
Утратило силу  на основании
Распоряжения Губернатора Хабаровского края
от 04 мая 2012 года N 212-р
________________________

     ________________________________
     Документ с изменениями, внесенными:
     Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 1 февраля 2008 года N 29-р
     Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года N 261-р     
     Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2008 года N 593-р
     Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 18 июня 2009 года N 402-р
     Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 4 февраля 2010 года N 38-р
     ________________________________

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края довести Инструкцию до всех сотрудников и обеспечить ее исполнение.

3. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 октября 2002 г. N 813-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края».

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края Качимова В.И.

Губернатор
В.И. Ишаев



УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Губернатора Хабаровского края
от 11 августа 2006 года N 491-р

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края

(с изменениями на 4 февраля 2010 года)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - край).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. N 7418, законами края, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства края.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате Губернатора и Правительства края, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - управление по организации работы с документами). (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года N 261-р  - см. предыдущую редакцию).

       1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края (далее - структурное подразделение аппарата) возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения аппарата своим приказом либо письменным распоряжением назначает сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, на которого возлагаются следующие основные функции:

прием и учет документов, полученных структурным подразделением аппарата, правильность их регистрации;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения аппарата и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из структурного подразделения аппарата документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в структурном подразделении аппарата;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурного подразделения аппарата;

контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел структурного подразделения аппарата;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

учет, хранение и списание номерных гербовых бланков;

проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение аппарата сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края.

Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения аппарата и в отдел делопроизводства и архива управления по организации работы с документами (далее - отдел делопроизводства и архива).

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке пресс-центром Правительства края главного управления территориальной политики, кадров и общественных связей Губернатора и Правительства края (далее - пресс-центр Правительства края), а в отдельных случаях - главным государственно-правовым управлением Губернатора и Правительства края.

1.9. Сотрудники аппарата Губернатора и Правительства края несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.10. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

 2. Общие правила оформления документов в аппарате Губернатора и Правительства края*

2.1. Управленческая деятельность Правительства края выражается посредством издания нормативных документов.

Основными нормативными актами Правительства края являются постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края. Они действуют на территории края и обязательны для исполнения всеми предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами независимо от ведомственной принадлежности, гражданами, проживающими в крае.

Порядок подготовки и оформления актов Губернатора и Правительства края приведен в разделах 3, 4 настоящей Инструкции.

2.2. При составлении и оформлении документов используется 30 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) (приложения N 1, 2).     

______________________

* Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.

2.3. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 14 через 1-2 межстрочных интервала.

В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имеет размеры полей не менее: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

2.5. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

2.6. Документы в аппарате Губернатора и Правительства края оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Для оформления сопроводительных писем и некоторых документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Губернатора края, Правительства края и его структурных подразделений оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы, издаваемые от имени двух или более органов или организаций, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий этих органов или организаций.

2.6.1. В аппарате Губернатора и Правительства края применяются следующие бланки:

- общий бланк Правительства края (серия ПБ);

- бланк постановления Губернатора края (серия ПГ);

- бланк распоряжения Губернатора края (серия РГ);

- бланк постановления Правительства края (серия ПП);

- бланк распоряжения Правительства края (серия РП);

- бланк приказа заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПР);

- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия БГ);

- бланк письма вице-губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия ВГ);

- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (серия БР) - используется для оформления исходящих документов за подписью заместителей Председателя Правительства края;

- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов (серия БП) - используется для оформления исходящих документов:

от имени руководителей (заместителей) структурных подразделений аппарата (с обязательной расшифровкой наименования структурного подразделения),

от имени председателей комиссий при Губернаторе края и при отраслевых министерствах с обязательной расшифровкой наименования комиссии, например:

____________________ № ______________________
На № ______________ от ______________________

- бланк письма Правительства края формата А5;

- бланк управления международных связей и государственного протокола Губернатора и Правительства края.

- бланк приказа начальника главного управления внутренней политики и информации Губернатора и Правительства края - заместителя руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПЗ) (используется в период официального отсутствия заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края);

- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края (серия БА);

- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края (серия БН).

(Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года № 261-р  - см. предыдущую редакцию).

2.6.2. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам управления хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 года № 261-р  - см. предыдущую редакцию).

2.6.3. Бланки документов используются строго по назначению, подлежат учету управлением по организации работы с документами и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.6.4. Бланки не применяются для внутренней переписки, а также для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.

Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений аппарата, за исключением переписки внутри отраслевых министерств края. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно при подписании.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.