3.1. Регистрация документов-фиксация факта создания или поступления в сектор по рассмотрению обращений граждан документа производится путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью о необходимых сведениях о документе в регистрационных формах.( приложение N 2,3).
3.2. Регистрации в секторе по рассмотрению обращений граждан подлежат документы (заявления, обращения и предложения граждан), поступившие на имя Мэра города, вице-Мэра и заместителей Мэра города, а так же документы, поступившие из вышестоящих организаций.
3.3 Заявления и обращения от населения принимаются в произвольной форме. В день поступления сведения о регистрируемых документах заносятся в компьютерную базу данных.
3.4. На входящих документах работником сектора по рассмотрению обращений граждан проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и дату поступления документа. Отметка о поступлении проставляется на нижней части первого листа документа справа. Если там место отсутствует, то отметка проставляется на оборотной стороне, на нижней части листа справа.
3.5. Входящие и исходящие документы имеют единый номер регистрации. После регистрации компьютерным способом заводится на них "Дело" и направляется адресату согласно характеру и содержанию документа. Срочная корреспонденция и телеграммы передаются немедленно.
3.6. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции руководителя и содержат фамилию и инициалы исполнителя, срок и порядок исполнения документа, подпись автора, резолюцию должностного лица и дату.
3.7. С резолюцией руководителя документ отмечается в компьютерной базе данных и передается под роспись в журнале выдачи служебных документов лицам, ответственным за исполнение документа. Если в резолюции указано несколько исполнителей, документ ксерокопируется и рассылается всем исполнителям.
3.8. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции руководителя первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа.
3.9. Обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу. Если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность, направление письма на рассмотрение.