7.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица в пределах своей компетенции. Ответы в вышестоящие органы об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан могут подписываться Мэром города, вице-Мэром, или заместителями Мэра города. Ответы на поручения Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, Губернатора Хабаровского края о рассмотрении обращений граждан подписывает Мэр города.
7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
7.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
7.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.
7.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание городской Думы.
7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.
7.7. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска.
7.8. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя, номер его служебного телефона.
7.9. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме
7.10. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
7.11. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в сектор по рассмотрению обращений граждан, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в компьютерно-информационной базе данных. Сектор по рассмотрению обращений граждан вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящим Положением, и предложить переоформить ответ.
7.12. Отправление ответа без регистрации в секторе по рассмотрению обращений граждан не допускается.
7.13. В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись "В дело", указывает результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано и т.д.), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет руководитель сектора по рассмотрению обращений граждан.
7.14. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска.